Hoe meet je de bezetting van kantoren?

De bezettingsgraad van kantoren over de hele wereld is de laatste decennia gedaald. Dit komt met name doordat de banen van kenniswerkers, mede door technologische ontwikkelingen, steeds complexer zijn geworden. Men voert tegenwoordig meer en meer verschillende taken en activiteiten uit. Een (volledige ergonomische) werkplek ondersteunt slechts enkele van de vele activiteiten die kenniswerkers vandaag de dag uitvoeren en is daarom grote delen van de week onbezet.

Onze bezettingsgraadmetingen wijzen uit dat in 2016 de bezettingsgraad is gedaald tot 35%-45% voor individuele werkplekken en 25%-35% voor (gesloten) samenwerkruimten. De conclusie dat de meeste organisaties onnodig veel geld besteden aan onderbezette werkplekken en ruimten is dus snel gemaakt. Net als de enorme kansen op kostenbesparingen, die gepaard gaan met het verhogen van de effectiviteit van het gebruik van kantoren.

De meting

Bij Veldhoen + Company meten we echter niet alleen de bezettingsgraad. Om een volledig beeld van het gebruik van jouw kantoor (ook wel: utilisatie) te creëren, meten we ook de efficiëntie van het gebruik van ruimte. Waar de bezettingsgraad aangeeft hoeveel procent van de tijd een werkplek bezet is, laat de efficiëntie zien hoeveel procent van de capaciteit van een ruimte gebruikt gemaakt is. Een meeting van twee personen in een vergaderruimte met tien stoelen is natuurlijk geen efficiënt gebruik van de ruimte.

Door de bezettingsgraad en de efficiëntie van het gebruik van het kantoor te combineren, krijg je inzichten in de effectiviteit van het gebruik van ruimte (utilisatie). Hiermee aangetoond waar er mogelijke discrepantie bestaat tussen de behoefte aan individuele werkplekken en samenwerkruimten en het huidige aanbod hiervan. Dit uiteraard met als doel om het kantoor aan te passen aan de behoeften van de medewerkers, waardoor er niet alleen effectiever gebruik wordt gemaakt van de ruimte, maar ook de tevredenheid van medewerkers vergroot.

Bezettingsgraad x Efficiëntie = Utilisatie

Een vergaderruimte die 50% van de tijd bezet is en waar tijdens de gemeten meetings gemiddeld 50% van de stoelen in gebruik zijn, wordt voor 25% van de capaciteit gebruikt. Stel dat er in deze ruimte 8 stoelen staan, dan zouden daarin theoretisch gezien in een werkweek 320 (8 x 40 uur) mensen kunnen vergaderen. Met een utilisatie van 25% hebben er in werkelijkheid gedurende de meetweek 80 mensen in deze ruimte vergaderd. Door zowel de bezetting als de efficiëntie te meten, kunnen we de behoeften aan samenwerkruimten in kaart brengen. Zowel het aantal ruimten als de grootte van deze ruimten kan worden geschat, gebaseerd op uw huidige utilisatie.

Maar hoe zit het met het gedrag en technologie gebruik?

Naast de effectiviteit van het gebruik van de ruimte, is het ook mogelijk om de activiteiten die men op de bezette werkplekken/samenwerkruimten uitvoert en/of de technologie die men daarbij gebruikt te meten. Op deze manier ontstaat er een volledig beeld van het gebruik van het kantoor. Waarbij niet alleen effectiviteit van vierkante metergebruik in beschouwing wordt genomen, maar ook effectiviteit van technologiegebruik en het gedrag van mensen in het kantoor.

What’s new?

De ingewijde lezer weet waarschijnlijk dat niets van wat ik hierboven heb geschreven nieuw is. Andere “werkplekanalytici” zullen op een vergelijkbare manier het gebruik van kantoren in kaart brengen en vergelijkbare benchmark cijfers weerleggen. Wat ons onderscheidt van deze partijen, is dat wij deze kwantitatieve data – over het gebruik van de huidige ruimte en technologie – integreren met kwalitatieve inzichten in de organisatiecultuur, visie en strategie van onze opdrachtgevers. Een werkplek- en werkstijlconcept voor de toekomst kan namelijk niet alleen voortkomen uit harde data over het heden en het verleden, maar juist door samen kritisch te kijken naar hoe het werk er in de toekomst anders, beter uit zou kunnen zien.

 

Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 4618 4904 aron@veldhoencompany.com