Het creëren van een toekomstgerichte gemeente

Harry Govers is wethouder van Stein, een gemeente in Zuid-Limburg met zo’n 27.000 inwoners. De gemeente ontstond in 1982 toen Elsloo, Stein en Urmond werden samengevoegd. Het toenmalige gemeentehuis was hard aan renovatie toe. Bovendien was er behoefte aan meer ruimte en streefde de gemeente een transparanter karakter na. Daarvoor zou een ingrijpende verbouwing noodzakelijk zijn. Maar het werd nieuwbouw.
“Een nieuw gemeentehuis was al jaren een punt van discussie.

Huisvesting en nieuwbouw

In 2002 werd ik verantwoordelijk voor de huisvesting. We overwogen renovatie en verbouwing, maar uiteindelijk heb ik de gemeente zo ver gekregen om een nieuw, toekomstgericht gemeentehuis te bouwen. We nodigden verschillende architecten uit. Gulikers Architecten hadden het beste voorstel. De architectuur van dat bureau paste naadloos op onze uitgangspunten: sober doch doelmatig.

We moesten besparen

Gulikers’ voorstel werd geaccepteerd, doorontwikkeld en doorgerekend. Helaas bleek het ontwerp – ondanks zijn soberheid – veel te duur. Ruim acht miljoen euro, terwijl we maar zes miljoen ter beschikking hadden. We moesten besparen. Verschillende scenario’s over hoe dat zou kunnen passeerden de revue. Collega en projectleider Cor Gabriels kwam met het idee om Veldhoen + Company in te schakelen.

We waren overtuigd dat dat bij ons óók kon

We bezochten referenties. Wat we zagen bij de gemeente Heusden, gemeente Den Bosch en Interpolis was overtuigend. ‘Dat kan bij ons niet’, speelde niet voor Cor en mij, wij waren ervan overtuigd dat dat bij ons óók kon. Met een nieuw werkconcept zouden we niet alleen vierkante meters en dus geld besparen, maar ook nog eens een toekomstgerichte gemeente creëren. Maar het Nieuwe Werken en het nieuwe pand hielpen ook bij de organisatieverandering die toen al enige tijd was ingezet. Een katalyserende kans.

Veldhoen + Company ging rigoureus te werk

Ze maakten een heldere, degelijke analyse. Zij inventariseerden de activiteiten, de bezetting, voerden gesprekken met diverse werk- en klankgroepen en adviseerden domeinen te creëren.

Ze berekenden hoeveel werkplekken er per domein gemaakt moest worden, wat voor soort plekken dat zouden moeten zijn, en vertaalden dat – in interactie met Gulikers, met wie Veldhoen al in eerdere projecten samenwerkte – in een bouwkundig concept.

Flexibel en duurzaam

De bouw en inrichting liepen voorspoedig. Binnen een jaar stond het gebouw er. Met 126 flexibele werkplekken in plaats van 198 vaste. Natuurlijk geldt er een clean desk policy. Voor de verhuizing werden er opruimacties gehouden om te komen tot de essentie van wat je nodig hebt om je werk te doen. Het bestuur gaf daarin het goede voorbeeld. Zichtbaar en stimulerend voor iedereen. Mensen hebben toen ongetwijfeld gedacht: dat moet ik nog zien als Govers zijn kantoor op moet ruimen. Maar mijn doos was de leegste van allemaal. Heerlijk zo’n clean desk. Het geeft ruimte en focus.

Digitalisering en papieronafhankelijkheid

Binnen het concept geldt volledige digitalisering. We hebben ervoor gekozen dat in een aantal stappen te doen. Dat behoeft dus nog de nodige aandacht. Ook moeten mensen wennen aan een aantal zaken. Stemgeluid bijvoorbeeld vereist discipline. En het concept staat of valt bij controle. Als je het een half jaar laat glippen, krijg je schilderijtjes en plantjes. En dat is niet de bedoeling. Slingers ophangen bij een verjaardag: prima, maar dan de volgende dag echt weg!

Meer onderling contact

Ondanks dat kostenbezuiniging de insteek was en velen twijfelden of het allemaal wel zou lukken binnen het gestelde budget hebben we nu een nieuw, inspirerend en doelmatig gebouw waarin op een andere, effectieve manier gewerkt wordt. We merken dat mensen elkaar meer opzoeken, dat er meer onderling contact is. Dat geldt voor zowel bestuur als ambtenaren. Maar ook bezoekers ervaren het gebouw als sfeervol en transparant. Bijna iedereen is dus positief. Ikzelf ook. Ik ben erg tevreden over het eindresultaat.”

Publicatiegegevens:
Tekst: 2007

Roel Geenen en Activiteitgericht Werken
Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 15 02 57 88 roel@veldhoencompany.com