Hierarchie maakt plaats voor gelijkwaardigheid

In Roosendaal bieden tal van organisaties op het gebied van wonen, zorg en welzijn hun diensten aan in Het Punt, op de begane grond van het hoofdkantoor van woningcorporatie Aramis Allee Wonen. Dit gebouw, naar een ontwerp van Laurens Jan ten Kate van Architectuurstudio HH, bevordert op alle fronten de samenwerking. Niet alleen door het gezamelijk gebruik door maatschappelijke organisaties, maar ook door de toepassing van Het Nieuwe Werken. Aramis Allee Wonen wordt er een modernere organisatie van, die gaandweg de bewoner meer als compleet mens gaat zien. Een toelichting door Marcel Clerx, manager strategie en innovatie bij de corporatie.

Eerst terug in de geschiedenis. In dit gebouw komen drie ontwikkelingen samen. Aramis Allee Wonen heeft zo’n tien jaar geleden besloten een nieuw kantoor te bouwen. De voorbereidingen daarvan namen een aantal jaren in beslag. In de tussentijd, in 2004, startte in een ander gebouw Het Punt. De corporatie, de gemeente, de grootste zorginstellingen in Roosendaal en een thuiszorgorganisatie besloten op één locatie bij elkaar te gaan zitten. Het idee was om door samenwerking de klant op één punt meerdere vragen beantwoord te laten krijgen. Via zwaan-kleef-aan zijn daar in de volgende jaren steeds meer partijen bijgekomen, zodat de behoefte ontstond Het Punt te verhuizen naar een plek dichterbij het stadscentrum. De derde ontwikkeling was de behoefte om het nieuwe hoofdkantoor in te richten volgens de principes van Het Nieuwe Werken. Het gebouw moest patroondoorbrekend worden in het omgaan met ruimte. Door het bovendien beschikbaar te stellen aan de andere organisaties, laat Aramis zien midden in de samenleving te staan.

Een dergelijk vergaande integratie van diensten op het gebied van wonen, zorg en welzijn komt elders in Nederland vrijwel nergens voor. Waarom lukt het in Roosendaal?

Waarschijnlijk toch door de kleinschaligheid, de nabijheid van de relaties en een redelijk hoog ons-kent-ons gehalte. In Breda, waar we een nieuw kantoor ontwikkelen voor onze nevenvestiging, zal dit minder snel lukken omdat er meer organisaties zijn op het gebied van zorg en welzijn. Dan gaat snel het institutionele belang overheersen en durft de bewoner niet zo nadrukkelijk centraal te stellen. Hier in Het Punt leveren organisaties de eigen identiteit van een gebouw in omdat ze dat strategisch interessant vinden. Het Punt heeft zestig- tot tachtigduizend klantcontacten per jaar. Bij elk van die contacten kan de organisatie in beginsel haar diensten aanbieden.

Jij werd projectleider van de nieuwbouw in 2005, toen Veldhoen + Company al bij de ontwikkeling betrokken was. Hoe stond het er op dat moment voor met de invoering van Het Nieuwe Werken?

Niet goed. Er was bij de medewerkers veel weerstand tegen het opgeven van de eigen werkplek. Het geloof in het nieuwe concept was minimaal. Intussen was het onderwerp van het gebouw al ver gevorderd. Ik heb het project vanaf het begin niet als vastgoedproject benaderd, maar als instrument van organisatieontwikkeling, als een manier iets te doen aan hoe wij met elkaar werken. Ik vond daar in Veldhoen een medestander in. De consultants zijn met mij altijd het gesprek blijven voeren over wat de inrichting van de werkomgeving doet met het gedrag van mensen.

Wat gebeurt er in Het Punt?

Op de begane grond heeft een groot aantal organisaties, waaronder Aramis, een gezamelijk loket. De intensiteit daarvan varieert. Er zijn organisaties die nergens anders hun diensten aanbieden, maar ook organisaties die hier maar één keer per week spreekuur houden. Naar rato van het gebruik betalen ze een huurprijs. Dat is een volstrekt zakelijke verhouding, die past binnen de regelgeving voor woningcorporaties. Op de bovenste verdiepingen zetelt ons kantoor. Het gebouw is echter open. Mederwerkers van de deelnemende organisaties kunnen in stille uurtjes boven gaan werken en maken gebruik van het eet- werkgebied van Amaris.

Hoe hebben jullie de weerstanden overwonnen?

Door de zorgen van de medewerkers serieus te nemen en niet meer te zeggen: oh, dat lossen we straks wel op. Vergeet niet dat Aramis op dat moment ook een nieuw automatiseringspakket en een nieuw salarissysteem invoerde. Dan kom je bij medewerkers dus aan hun meest elementaire zekerheden: werkplek, computer en geld. Het Nieuwe Werken was aanvankelijk ook te veel een project dat buiten de organisatie om gebeurde. Om dit te doorbreken, zijn we teamgericht gaan werken. De middenmanagers hebben zelf, in nauw overleg met hun eigen medewerkers, een plan gemaakt over hoe ze de veranderingen zouden doorvoeren. Dat er iets moest veranderen, stond vast, maar het tempo werd voortaan bepaald door de teams zelf. Daarmee wat het geen project meer, maar een onderdeel van het normale werk.

Aramis Allee Wonen zit nu ruim twee jaar in het nieuwe gebouw. Hoe gaat het?

Als je medewerkers die vraag zou stellen, durf ik te beweren dat 95% zal zeggen dat het goed gaat. Zes maanden na de start heeft Veldhoen een meting gedaan. Medewerkers zeiden toen dat ze in een fijnere omgeving werkten, meer contact hadden met mensen die ze voorheen nooit zagen en veel minder e-mails nodig hadden om met elkaar af te stemmen. Ook zei driekwart van de mensen dat ze effectiever werkten dan vroeger. Je kunt dus veronderstellen dat men beter samenwerkt, al valt dat moeilijk hard te maken. Verder zie ik dat de arbeidsverhoudingen zich op een goede manier ontwikkelen. De hierarchie wordt ingeruild voor meer gelijkwaardigheid waarbij manager en medewerker afspraken maken over het werk dat moet worden gedaan en de faciliteiten die de medewerker daarvoor nodig heeft. De werktijd wordt steeds minder een issue: het maakt niet uit wanneer je je werkt doet, als je het maar doet.

En de gevolgen voor de huisvestingskosten?

Die zijn per hoofd van de organisatie gedaald. We zijn bij de bouw uitgegaan van een verhouding tussen medewerkers en werkplekken van 67%. Er zijn dus zo’n 80 werkplekken voor zo’n 120 medewerkers. De gemiddelde werkelijke bezettingsgraad in het oude kantoor was overigens 50%. In het nieuwe kantoor zijn er al wel dagen dat er meer mensen dan werkplekken zijn. Medewerkers wijken dan uit naar werkplekken in het eet- en werkgebied of vergaderruimte. Verder passen we in dit gebouw warmte-koudeopslag toe, waarbij wordt verwarmd en gekoeld via de contructie. Dat drukt de energielasten.
Wat was de toegevoegde waarde van Veldhoen + Company in dit proces?
Veldhoen heeft een unieke deskundigheid in hoe je dit concept bedenkt, vormgeeft en uitvoert, hoe je het tijd- en plaatsonafhankelijk werken vertaalt in zaken als ruimtelijke indeling, lichtinval, materiaalgebruik en kantoormeubilair. Zonder de inbreng van Veldhoen + Company hadden we in dit kantoor ongetwijfeld ruimtelijke inschattingsfouten gemaakt.

Publicatiegegevens:
Tekst: 2010

Roel Geenen en Activiteitgericht Werken
Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 15 02 57 88 roel@veldhoencompany.com