Huisvesting bij MEE Utrecht verbeterd

Nazomer 2006. MEE wil in de toekomst dé organisatie zijn waar gehandicapten en chronisch zieken op terug kunnen vallen voor hun belangenbehartiging. Nederland telt in totaal 26 zelfstandige MEE-organisaties. Voor MEE Utrecht werden onlangs kantoren in Utrecht en Amersfoort opgeleverd. MEE Utrecht-directeur Hans de Dreu en Renate Mijling, teamleider Zorg en Onderwijs bij Veldhoen + Company, kijken terug op een spannende reis.

Waarom koos MEE Utrecht voor een nieuwe manier van werken?

DE DREU: We zaten in twee gebouwen. Die waren niet meer geschikt. Bovendien zijn we sinds twee jaar bezig met implementatie van een nieuwe organisatiestructuur; plat, korte lijnen. Gaandeweg het huisvestingstraject zochten we naar een manier van werken die daarbij past. Kennis staat bij ons centraal. Mensen moeten makkelijk met elkaar kunnen overleggen. In de oude situatie beschikten we over lange gangen met aan weerszijden hokjes. Mensen klaagden: de communicatie is niet goed, ik spreek nooit iemand, ik zie het management niet. Die cultuur wilden we veranderen.

Hoe kwam je in contact met Veldhoen + Company?

DE DREU: Ik was bij een collega-organisatie in Venlo waar een vergelijkbaar concept is neergezet. Ik vond het geweldig. Dacht, zó moet het. Vervolgens zocht ik naar een organisatie die ons daarbij kon ondersteunen. Iemand noemde de naam Veldhoen + Company. Maar hij zei er wel bij: die zijn veel te duur voor jullie. Toch wilde ik met ze praten.
MIJLING: De wens om met ons in zee te gaan kwam voort uit de organisatiedoelen die men had, niet vanuit een besparingsidee. De eerste ontmoeting in april 2005 was vooral aftasten. Kijken in hoeverre onze visie de doelstellingen van MEE kan ondersteunen. Hans worstelde bijvoorbeeld met de vraag over werkplekken. Omdat MEE veel ambulante medewerkers heeft berekenden we minder plekken dan er FTE’s zijn. Maar was dat dan de truc, of kwam er meer bij kijken?

Hadden jullie al gebouwen op het oog?

DE DREU: Voor Utrecht twee, voor Amersfoort één. Toen vond ik al wel dat als we kozen voor Veldhoen + Company, de ideeën wel op die locaties te realiseren moesten zijn. Veldhoen + Company screende de panden, en daar was ik erg blij mee, op conceptuele haalbaarheid. MIJLING: We screenden de gebouwen op openheid, constructie, status van de installaties en we brachten de perspectieven voor de mentale en virtuele omgeving in kaart. De uitkomsten daarvan werden met het management besproken. Is dit wat jullie willen?

En wat bleek?

DE DREU: Men was gematigd enthousiast. We kwamen net uit een reorganisatie, en nu dit weer. Bovendien zitten we de laatste jaren nogal aan strakke prestatienormen van de overheid. Managers vroegen zich dus meteen af of het Nieuwe Werken niet ten koste zou gaan van de productiviteit. En of de druk op de medewerker, door alle veranderingen in korte tijd, niet te groot zou worden.
MIJLING: Toch waren er bij MEE Utrecht al veel initiatieven genomen. Er was bijvoorbeeld al vrij fundamenteel nagedacht over digitalisering.

Bezorgde de aanvankelijke schroom van het management je geen slapeloze nachten?

DE DREU: Ik dacht wel eens: waar begin ik aan? Het begin verliep stroef. Mensen zeiden wel ja, maar niet volmondig. Soms vroeg ik me af of ik mijn idee niet teveel doordreef. Ik heb wel eens organisaties binnen een half jaar in de vernieling zien draaien omdat er zo nodig van alles moest.
MIJLING: In het begin moesten we de diepte in om boven water te halen wat MEE Utrecht nu echt wilde. Daar hebben we een aantal workshops aan gewijd. De verandering moet vanuit de organisatie zelf komen. Veldhoen adviseert, faciliteert en enthousiasmeert vooral. Al vrij snel ontstond bedrijfsbreed commitment voor de integrale aanpak van Veldhoen + Company.

Dit voorjaar begon het Nieuwe Werken bij MEE…

DE DREU: Ik had verwacht dat de aanpassing moeizamer zou verlopen. Maar niets daarvan. Al in de eerste week vertelde iemand me, en dat was in eerste instantie een van de grootste criticasters: ik ga vanavond naar huis, maar ik kan gewoon niet wachten om morgen weer terug te komen.

Het afscheid nemen van je vaste bureau, hoe pikten de medewerkers dit op?

DE DREU: Ik heb de indruk dat we we geconcentreerder en gestructureerder werken. Loop maar rond. Je ziet overal mensen noest en ijverig aan de gang. In de oude situatie ontbrak dat overzicht.
MIJLING: Wat mij opvalt is dat de organisatie de maximale keuzevrijheid voor het werken op bepaalde plaatsen, volledig benut. Medewerkers gebruiken het hele gebouw.

Medewerkers neigen er niet naar de nieuwe werkomgeving te domesticeren?

DE DREU: Ik heb daar een theorie over. Traditionele kantoren zijn allemaal grijs. Zelfde stoelen, zelfde bureaus. Mensen wilden die dus aankleden met dingetjes van thuis, foto’s, werkstukjes van de kinderen. Dat is in deze omgeving helemaal niet nodig. Die heeft al een huiselijke sfeer van zichzelf. Mensen hebben er daarom geen behoefte aan om het persoonlijker te maken.

Wat betekent het voor jouzelf?

DE DREU: Vanaf het begin heb ik gezegd, dat als we dit doen, het dan geldt voor alle lagen van de organisatie. Anders krijg je scheefgroei en loop je de kans dat het concept verzandt. Bovendien maak je jezelf ongeloofwaardig als je vasthoudt aan een vaste werkplek voor het management. Ook voor mij geldt dat ik nadenk over wat voor werk ik ga doen en welke plek ik hiervoor kies. Ik deel mijn dag nu veel bewuster in.

Het concept is zo sterk als zijn zwakste schakel?

MIJLING: We hebben het wel eens meegemaakt dat als er een nieuwe leider komt het allemaal weer verandert. Daarom is het belangrijk dat je het concept koppelt aan identiteit en cultuur van de organisatie en niet ziet als een huisvestingstruc. Aan Interpolis kun je zien dat het concept geïncorporeerd is in werkwijze, communicatie, marketing en noem maar op. Het is daar zo’n gemeengoed en gedachtegoed geworden. Het duurt jaren om een bedrijfscultuur op te bouwen en het heeft dus ook tijd nodig om een omslag te maken. Daarom is het zo belangrijk om het concept nu te borgen. Uiteraard begeleiden we dat namens Veldhoen + Company, maar verankering moet uiteindelijk uit de organisatie zelf komen.

Hoe kijk jij terug op de samenwerking met Veldhoen + Company?

DE DREU: Veldhoen + Company presenteerde ons het integrale idee van Smart Building Smart Working. Alles in een, dus ook de hele gebouwen- en aanneemkant. We hadden dus één aanspreekpunt. Behoudens enkele kleine hick-ups kende dat hele traject een goed en interessant verloop. Voor mij was het prettig om te weten dat de totale regie bij Veldhoen + Company lag en dat zij een groot belang hebben bij het realiseren van de functionele eisen die aan een dergelijke innovatieve omgeving worden gesteld. Een andere meerwaarde van die totalaanpak is dat wij een andere organisatie zijn geworden. Dankzij de openheid van het concept spreek en zie je nu veel meer mensen. De communicatie verloopt daardoor veel beter. Wat dat uiteindelijk allemaal oplevert kan ik nu nog niet beoordelen. Maar ik zie het gewoon ten goede veranderen.

Publicatiegegevens:
Tekst: 2006
Video: 2012

Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 29 53 31 34 sheila@veldhoencompany.com