Werkplekproblemen zijn zelden werkplekproblemen

Op 25 maart verwelkomde Provincie Gelderland het Smart WorkPlace-netwerk in het Huis der Provincie in Arnhem. Ongeveer 75 deelnemers uit provincies, gemeenten en private organisaties namen deel aan een sessie die verder ging dan alleen facilitaire vraagstukken. 

Tijdens de sessie deelden Veldhoen + Company collega Tim de Vos-Donkers en Farlon Hubner, programmaleider bij Provincie Gelderland, het verhaal van een samenwerking die al meer dan vijftien jaar bestaat. Zij boden geen gepolijst eindresultaat, maar een eerlijke blik op het opbouwen van een werkomgeving die daadwerkelijk met de organisatie meegroeit. Werkplekverandering is niet iets dat als een project aangepakt kan worden. Het moet een mechanisme zijn; iets wat voortdurend meebeweegt in de veranderingen van de organisatie. 

Uit hun verhaal kwam een belangrijke les naar voren: werkplekproblemen staan zelden op zichzelf. Problemen zoals drukte, claimgedrag of inefficiënt ruimtegebruik vinden vaak hun oorsprong in werkpatronen en gedrag die zich over de jaren hebben ontwikkeld. Deze patronen worden vaak aangepakt in kortlopende projecten, maar zullen niet de kern van het probleem oplossen. De Provincie Gelderland koos voor een bredere aanpak. 

Er werd gestart met inzicht verkrijgen in plaats van direct oplossingen bieden. Door zowel kwantitatieve als kwalitatieve data te verzamelen, werd duidelijk dat er een directe relatie is tussen de beleving van de werkomgeving  en het gevoel van productiviteit en welzijn. Het vraagstuk bleek daarmee breder dan alleen huisvesting. 

Tegelijkertijd werd duidelijk dat teams sterk verschillen in type werk, volwassenheid en context. Dit benadrukt dat een generieke oplossing niet effectief is. 

Met vijf pilotgroepen werd een lerende aanpak gevolgd: meten, begrijpen, ingrijpen en leren. Deze kort-cyclische werkwijze bood ruimte voor bijsturing. De resultaten verschilden per team, maar de effecten waren zichtbaar. Teams ervaarden meer rust, duidelijkheid en samenwerking, en dat zie je direct terug in hoe zij hun productiviteit en de werkomgeving beoordelen. 

Dit verhaal werd verder benadrukt door wellbeing-expert Alexander Stolze, die tijdens zijn sessie liet zien dat vitaliteit en welzijn geen losse interventies, maar structureel onderdeel moeten zijn van de organisatie. Kleine, kostenneutrale maatregelen, zoals walk and talks en bewuste teamritmes, maken een groot verschil. Het is essentieel om deze thema's vroegtijdig in besluitvormingsprocessen te integreren. 

Het belang van een geïntegreerde aanpak werd tijdens de rondleiding door het Huis der Provincie verder zichtbaar. Hier werd duidelijk hoe architectuur en werkconcept elkaar versterken. Het gebouw, sinds 2007 een rijksmonument, is gerenoveerd om het fysieke en organisatorische met elkaar te verbinden. De ruimtes stimuleren gewenst gedrag en inzichten uit het gebruik leiden tot verdere aanpassingen. 

De vraag die bleef hangen: werk je aan je werkconcept als een project met een duidelijk eindpunt, of als een doorlopend mechanisme dat zich voortdurend aanpast aan de organisatiebehoeften?  

Herken je dit vraagstuk in jouw organisatie? Tim de Vos-Donkers denkt graag met je mee. Neem contact op via tim@veldhoencompany.com of neem contact met ons op.