FAQs

Wat zijn de voordelen van Activiteit Gerelateerd Werken?

Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) geeft organisaties de kans om hun manier van werken beter te laten aansluiten bij hun bedrijfsstrategie, waarden en werkcultuur. Op deze manier draagt AGW direct bij aan het succes van de organisatie. Met AGW kunnen organisaties hun benodigde fysieke werkomgeving op maat maken, hun flexibiliteit vergroten, meer verantwoordelijkheid beleggen bij de medewerkers, technologie implementeren die helpt bij de dagelijkse werkzaamheden en werken in een aantrekkelijke, moderne werkomgeving wat helpt met het aantrekken en behouden van talent.

Wat zijn de risico's van het implementeren van AGW?

Het grootste risico van AGW is het onjuist implementeren. Vaak genoeg zien bedrijven AGW als een transitie naar een moderne kantooromgeving zonder volledig te begrijpen wat er bij komt kijken.

De meest voorkomende risico’s die wij zien bij het implementeren van AGW zijn:

  • AGW zien als het moderniseren of herinrichten van een kantoor
  • Niet genoeg tijd en capaciteit vrijmaken voor het realiseren van de daadwerkelijke verandering van de manier van werken
  • Het onderschatten van de noodzaak van geschikte ICT oplossingen, vooral in de implementatie periode
  • Het is vaak voor het eerst dat Facility management, IT en HR zo nauw samenwerken
    Deze risico’s kunnen leiden tot: benodigde aanpassingen in planning en budget, onrust en onvrede onder de medewerkers en uiteindelijk tot een investering in een nieuwe manier van werken die nauwelijks impact heeft.

Bovenstaande risicofactoren komen voor in organisatie die grootschalige veranderingen doormaken met een grote impact op de operatie van het bedrijf. Veldhoen + Company heeft al honderden klanten begeleid bij zulke organisatieveranderingen dus we weten hoe we met deze uitdagingen om moeten gaan en kunnen zorgen voor een succesvolle transitie naar een nieuwe manier van werken.

Wat verandert er voor ons?

Activiteit Gerelateerd Werken verschilt op een aantal vlakken van een traditionele manier van werken. Op de eerste plaats wordt de fysieke werkomgeving zo ontwikkeld dat er een diversiteit aan werkplekken ontstaat die de verschillende activiteiten binnen een bedrijf ondersteunt. Denk hierbij aan:

  • Het faciliteren van samenwerking met gesloten en half-gesloten vergaderkamers, projecttafels en overleghoeken
  • Verstelbare bureaus of zit-sta bureaus voor proceswerk
  • Geconcentreerd werken wordt gefaciliteerd met bureaus of concentratieruimtes die visueel en akoestisch meer zijn afgeschermd van de andere werkplekken.

In de tweede plaats is de rol die ICT speelt groter in een AGW omgeving. Het is cruciaal dat de ICT up-to-date en functioneel is zodat mobiliteit en flexibiliteit van de medewerkers wordt bevorderd.

Ten slotte is vooral de manier waarop mensen werken anders. In een AGW werkomgeving zullen medewerker bewegen naar een meer autonome, bewuste manier van werken die is gebaseerd op vertrouwen en verantwoordelijkheid. Dit leidt tot meer mobiele en productieve medewerkers, die bewuster kiezen, waar, wanneer ze met wie werken.

Wat is het verschil tussen AGW, Flexkantoor en een Open kantoortuin?

Activiteit Gerelateerd Werken, Flexkantoor en een Open kantoortuin zijn verschillende benaderingen voor het gebruiken van de werkomgeving. Een Open kantoortuin biedt vaak weinig variatie. Je ziet er vaak een type individuele werkplek in een open omgeving en een minimaal aanbod aan samenwerkingsplekken. Het is voor veel mensen lastig om zich te concentreren in een Open kantoortuin en er is weinig samenwerking. Bij een Flexkantoor is sprake van een traditionele werkomgeving waarbij de werkplekken worden gedeeld met een grote groep mensen. Ook hier is vaak weinig variatie in werkplekken. In beide gevallen worden medewerkers niet optimaal ondersteund bij het uitvoeren van hun werk. In tegendeel, want deze vormen van kostenbesparing of efficiensyverbeteringen gaan vaak ten koste van productiviteit, privacy en flexibiliteit.

Ondanks dat er overeenkomsten zijn tussen AGW en een Flexkantoor (gedeelde werkplekken) en AGW en een Open kantoortuin (geen eigen kantoor en open werkplekken), verschilt AGW vooral doordat het er voor zorgt dat de werkomgeving de werknemers faciliteert en niet andersom. AGW zorgt ervoor dat er een gebalanceerd aanbod aan gezamenlijke werkplekken is, waarmee de diverse activiteiten worden ondersteund. Denk aan een beperkt aantal open werkplekken om samenwerking te vergemakkelijken en gesloten ruimten voor geconcentreerd werken, formele vergaderingen of vertrouwelijke gesprekken. Bij AGW is er een grote variatie aan werkplekken om een gevoel van autonomie en keuze te creeren bij de medewerkers en de mogelijkheid te bieden om te werken waar en wanneer je wilt.

Hoe vinden mensen elkaar in deze nieuwe werkomgeving? En hoe kun je teamgevoel behouden?

AGW stelt medewerkers in staat om samen te werken op een aantal verschillende wijzen – zowel ifysiek als virtueel – waardoor teams soms verspreid zullen werken. Het is begrijpelijk dat een nieuwe manier van werken kan zorgen voor onrust binnen een team, het werk moet immers op een andere manier worden georganiseerd. We zien echter dat wanneer medewerkers meer vrijheid en flexibiliteit krijgen om hun werk te doen op een manier die bij ze past, dat ze dan beter in staat zijn om juiste keuzes te maken over de beste manier van samenwerken met hun collega’s. Het is aan medewerkers zelf, hun team en hun managers om te bepalen op welke manieren ze in contact blijven met elkaar en elkaar op de hoogte houden.

Een positief aspect wat we vaak terughoren is dat de verhoogde mobiliteit er voor zorgt dat medewerkers elkaar fysiek ontmoeten waar ze voorheen slechts via e-mail contact hadden. Verbinding met het team is heel belangrijk, maar verbinding met de bredere organisatie is een van de grootste sociale veranderingen die vaak wordt bewerkstelligt met AGW.

Wij werken veel met gevoelige informatie. Hoe gaan we hiermee om in een AGW werkomgeving?
  • Privacy – Het ontwerpen van een AGW omgeving omvat vaak een divers aantal 2-persoons werkplekken, 1-persoons telefoonplekken, concentratieruimten en vergaderruimten welke allemaal een hoge mate van visuele en akoestische privacy bieden.
  • Papier onafhankelijk werken – Veel AGW omgevingen bieden een combinatie van een opbergruimte per team en persoonlijke opbergruimte in de vorm van kluisjes. Voor een succesvolle overgang naar een AGW omgeving is het belangrijk dat er interactie is met alle teams om hun wensen omtrent werkplekken en opslag goed te kunnen faciliteren. Op deze manier heb je de zekerheid van een ‘clean-desk’, ondersteund door een online informatiemanagementsysteem, waarbij papiergebruik wordt gereduceerd en vertrouwelijkheid en veiligheid worden verbeterd.
De teams in mijn organisatie werken al goed samen, vanuit hun eigen vaste werkplek. Waarom zouden we dat veranderen?

Bij elke traditionele manier van werken zijn er beperkingen in de manier waarop medewerkers worden ondersteund bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. De AcGW manier van werken streeft ernaar om medewerkers meer keuze en ondersteuning te bieden in hoe ze werken. Belangrijk is ook om te weten dat AGW niet per se betekent dat een team niet bij elkaar zit. AGW faciliteert bedrijven om succesvol te zijn door medewerkers de flexibiliteit te bieden om betere professionele keuzes te maken. Op deze manier worden barrieres voor samenwerking doorbroken en ontstaat er een sterker gevoel van verbondenheid binnen het bedrijf.

Voel je vrij om je vraag te stellen:

Start typing and press Enter to search