Een strategische aanpak van de facilitaire dienst.

Jouw opdracht als facilitair manager is de groei op te vangen zonder extra vierkante meters te huren. Je krijgt daarnaast veel incidentele opdrachten; een werkplek erbij, een wandje eruit en een kleine verhuizing. Dit drukt op de continuïteit van jouw dienst. Hoe pak je dit strategisch aan?

Je verkent de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken. Vaak beperkt zich dat echter tot alleen maar minder bureaus op nog minder vierkante meters. Mensen voor wie geen plek is werken thuis of ergens anders. Een strategische aanpak levert je niet alleen minder kosten op, maar ook minder gedoe. 

Proactief

Je wil af van het hapsnap reageren op de luimen van de medewerkers; niet meteen eropaf als er een lamp kapot is. Je wil met je facilitaire dienstverlening veel proactiever zijn. Nu kan dat niet altijd, maar je kunt het met activiteit-gerelateerd werken het wel beter organiseren. 

Wanneer je weet wanneer de mensen koffie drinken, wanneer ze behoefte hebben aan fruit en wanneer een postronde goed uitkomt, kun je je diensten daarop afstemmen. Misschien stop je de postrondes helemaal, en laat je hen dat enkele pakket maar zelf halen. Je stuurt gewoon een mailtje en als ze dan toch koffie komen halen, halen ze meteen het pakketje op. Je draait de rollen om!

Activiteit-gerelateerd werken vraagt ook andere competenties van je team. De receptionist kan bijvoorbeeld meer gastheer worden en bezoek een kopje koffie aanbieden. Misschien zelfs een cursus voor barista volgen. Daarmee geef je je team veel meer toegevoegde waarde, waardoor zij zelf in the lead komen; ze beschikken over hun eigen tijd, hun eigen werk en functioneren. 

Koffie, de brandstof van het kantoor

Terwijl procesmatige werknemers graag hun koffie vlakbij hun werkplek halen, zijn projectmatige werkers bijvoorbeeld bereid om naar een centrale koffiecorner te wandelen met echt goede koffie. Zij zijn toch al voortdurend onderweg door het hele gebouw. Voor goede koffie zijn zij bovendien bereid te betalen. Dit biedt mogelijkheden voor jou! 

Onderzoek van Leesman toont aan dat koffie essentieel is in de kantooromgeving. De koffiecorner kan dienen als een punt voor spontane ontmoetingen, wat aan kan sluiten op de wens van het management tot meer samenwerking. Je kunt diversificeren door een normale koffieautomaat met gratis koffie op de werkvloer te plaatsen voor procesmatige werknemers, en luxe koffie op een centrale plaats. 

Neem alle ruimtes mee in je strategie

Je heb nog meer te winnen wanneer je ook de facilitaire aspecten van schoonmaak, koffieruimte, printerruimte, post en repro meeneemt. In de opslagruimte staat bijvoorbeeld papier voor een jaar opgeslagen in pallets. Het kan veel ruimte opleveren wanneer je nieuwe afspraken maakt met leveranciers om vaker te leveren in kleinere hoeveelheden. 

Rustig of juist gezellig

Door de grote diversiteit aan werkplekken vindt elke werknemer steeds een plek die haar past. Per persoon en per moment hebben medewerkers ook verschillende behoeften aan een rustige, lege kamer zonder tierlantijnen of juist een drukke, gezellige kamer met veel persoonlijke aspecten. Iemand die net thuis ruzie heeft gehad heeft bijvoorbeeld behoefte aan een andere werkomgeving dan iemand die zich thuis voelt tussen foto’s van de kleinkinderen. Iemand die inspiratie zoekt kijkt misschien graag uit op bomen, maar een ander wil even helemaal geen afleiding om geconcentreerd te kunnen werken. 

Verantwoordelijkheid

Mensen zijn nou eenmaal niet allemaal hetzelfde en die diversiteit versterkt het bedrijf. Wanneer zij een omgeving hebben die is ingericht op maat van hun behoefte en werkzaamheden, ontwikkelen ze een zekere mate van trots. Bijkomend voordeel daarvan is dat ze hun omgeving netter houden; aan het eind van de dag brengen het lege kopje ze terug en ruimen hun bureau op. Ook dat ondersteunt jouw facilitair beleid. Medewerkers nemen meer verantwoordelijkheid, niet alleen in hun werk, maar ook voor hun omgeving. 

Meer ruimte voor jouw dienstverlening

Wanneer je voor de meeste soorten werkzaamheden en de meeste behoeften verschillende werkplekken beschikbaar heeft, zul je minder verzoeken krijgen voor verbouwingen, wanden verplaatsen, een werkplek toevoegen of een nieuwe vergaderruimte. Voor jou betekent dat minder kosten en minder gedoe. 

Jouw strategie

Dit alles biedt jou de mogelijkheid om een meer dienstverlenende rol te gaan spelen in samenwerking met HR en ICT om de medewerkers nog beter te faciliteren. 

Van de procesmatige werkers ken je de drukke momenten die daarna extra schoonmaak vergen. Maar je kent ook de rustige momenten in de dag, waardoor je op goedkopere tijden schoonmakers kunt inzetten. Je kunt het gebruik van het gebouw proactief benaderen en krijgt de ruimte om energie, apparatuur en kantoorartikelen beter te managen. 

Wilt je het facilitair management strategischer benaderen? Neem dan nu contact op.