Heb het lef om kleur toe te voegen: erken de diversiteit

Nieuw stadskantoor

Een grote gemeente met ruim tweeduizend ambtenaren heeft een nieuw stadskantoor nodig. Ze willen een flexibel gebruik van de werkomgeving, waar de medewerkers elkaar meer ontmoeten. Bovendien willen ze bijvoorbeeld bij de herstructurering van een afdeling niet met bureaus gaan slepen. Impliciet streeft de gemeente ook naar een betere samenwerking met een hogere productiviteit.

Ze kiezen voor open werkruimtes, investeren een fors bedrag en passen het concept toe op alle werkplekken; one size fits all. Vervolgens constateren ze dat medewerkers in afzonderlijke groepjes bij elkaar kruipen en enclaves creëren, waardoor de ontmoetingen tussen medewerkers juist verminderen. Het stadskantoor blijkt in praktijk juist inflexibel te zijn ingericht. De productiviteit daalt, evenals de medewerkerstevredenheid.

Ons advies: erken de kleuren

In het vorige artikel heeft Roel Geenen onze aanpak uiteengezet van Activiteit Gerelateerd Werken. In dit artikel pleit ik voor het erkennen van de kleuren van uw medewerkers. Dat vergt lef, maar wanneer u de diversiteit van uw medewerkers en hun manier van werken erkent, worden de kwaliteit en de samenwerking beter.

Uw organisatie gaat beter functioneren en de medewerkers gaan beter samenwerken als de diversiteit en kleuren van de organisatie tot hun recht komen. De mensen in uw organisatie hebben verschillende competentieprofielen, verschillende persoonlijkheidsprofielen, verschillende manieren van werken, verschillende werkdynamieken en verschillende verantwoordelijkheden.

Hoe de meeste organisaties dat oplossen

De meeste organisaties laten iedereen een nieuw instrument op dezelfde manier toepassen, zoals bijvoorbeeld de uitrol van Lean of een nieuw kantoor in gebruik nemen. Dat is een grijze oplossing waarbij niemand zich helemaal thuis voelt. Als iedereen in dezelfde open omgeving moet gaan functioneren, voelt de helft zich niet op zijn gemak en werkt het voor niemand optimaal.

Andere bedrijven kiezen er dan voor om iedereen zijn eigen specialisme te geven. Dat gaat zo ver dat er geen binding meer is. Deze bedrijven zijn zwart-wit: iedereen gaat volledig zijn eigen gang en jaagt zijn eigen belang na. Als wij die medewerkers vragen of hun taak door iemand anders in de organisatie overgenomen kan worden, antwoorden ze daar volmondig nee op. “Ik ben zo specialistisch en er zit zoveel in mijn hoofd, dat niemand anders dat kan doen.”

Uw kleurrijke medewerkers

In één bedrijf zitten vaak mensen van verschillende persoonlijkheidskleuren met verschillende soorten werk. Bijvoorbeeld mensen die heel routineus werk doen, repetitief werk dat erop gericht is om geen fouten te maken en de machine beter te laten te functioneren. Andere mensen zijn continu bezig met nadenken en komen met verbetervoorstellen. Als die twee door elkaar gaan lopen hebben ze last van elkaar. Als u beiden vraagt om flexibel te werken, zal de één daar heel blij van worden en de ander helemaal niet.

Dus het ene type werk vraagt een andere facilitering en een andere kantoorinrichting dan het andere type werk. Daar is het vakgebied van Het Nieuwe Werken niet helemaal op ingericht.

Onze oplossing

Het alternatief is dat u uw mensen echt in hun kracht zet, op basis van ieders persoonlijkheid en kwaliteit. Dan worden alle kleuren die de organisatie rijk is versterkt en verbonden en gaat de organisatie effectief opereren.

Wij kijken of we het werk effectiever kunnen maken, passend bij ieders persoonlijkheid en het type werk dat ze doet. We trainen het management om dat rollenonderscheid zuiverder te maken. Hoe werkt uw organisatie nou echt? Wat doen uw mensen en hoe doen ze dat? Waarom doen ze het op die manier?

De ingreep bij het stadskantoor

Uiteindelijk vraagt de gemeente uit het voorbeeld hierboven aan Veldhoen + Company om de samenwerking en productiviteit te verbeteren. Wij meten de dynamiek van de organisatie en analyseren de diversiteit in werkpatronen. Wij zien vijf kleuren met overeenkomstige patronen die onderling zeer uiteenlopen. Intussen ervaren medewerkers dat het management ver afstaat van de dagelijkse werkrealiteit.

Ieder zijn kleur

Vervolgens bespreken we dat in groepen van vijftig tot honderdvijftig medewerkers. Men herkent de dynamiek en diversiteit en doet nog enkele kleine aanpassingen. Elke kleur met overeenkomstige werkpatronen vragen we wat voor hen een ideale werkomgeving zou zijn en wat ze nodig hebben.

Eén kleur heeft behoefte aan meer regelruimte voor zichzelf en minder bemoeienis van het management. Ze willen uitgebreide IT-faciliteiten en een goed bureau met een goede stoel, waar ze de hele dag achter kunnen zitten. Waar die staan, maakt niet uit.

Een andere kleur heeft een grote variëteit aan werkzaamheden die ze in verschillende werkplekken willen verrichten. Ze willen daar best een stuk voor lopen, als de werkplekken maar beschikbaar zijn. Ze willen gemakkelijk bij contactinformatie komen en hun eigen agenda beheren.

Zo zijn er nog drie kleuren. De gemeente kiest uit onze voorstellen een combinatie van verschillende verdiepingen verschillend inrichten en een aanpak van het hele gebouw, plus een training van het management. In 2018 krijgt dit zijn beslag en gaan we de aanpassingen doorvoeren. Wij hebben er alle vertrouwen in.

Voeg kleur toe

Heb het lef om de kleur in uw organisatie te versterken. Dat kan alleen door heel goed te kijken naar hoe mensen in elkaar zitten en hoe ze werken en daar ook alternatieven voor te bieden in de inrichting van uw werkruimtes.

Meer weten? Kom een keer met ons praten.

In het volgende artikel gaan Tim de Vos en Sheila Zautsen in op de managementstijl die past bij al die kleur in uw organisatie.

Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 46 18 49 21 tim@veldhoencompany.com