Hoe kan de fysieke omgeving verschillende werkstijlen faciliteren?

Hoe kom je van ruimtebesparing tot de erkenning van de diversiteit en verschillende werkdynamieken zodat jij jouw mensen in hun kracht kunt zetten? Alleen al wanneer je erkent dat er niet zoiets bestaat als one size fits all voor werkruimtes, maak je het verschil. 

Je wilt ruimte besparen om financieel en duurzaam te besparen. 

Problemen bij ruimtebesparing

Veel kantoren die ruimte willen besparen halen wat wandjes weg en persen er extra werkplekken in. Dat levert dan een grote, open kantoorruimte op met kasten ertussen als suboptimale afscherming. Dat is een besparing op vierkante meters die niet functioneert. 

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken blijft vaak steken op een standaard open werkplek voor iedereen. Deze oplossing gaat voorbij aan de visuele en akoestische waarden van een werkruimte. 

Bovendien leidt deze besparing tot allemaal dezelfde werkplekken. Er is geen variatie, dus de medewerkers kunnen niet kiezen wat voor hen op dat moment het beste past. Ze zitten wel iedere dag op een ander plek, maar het voegt niets toe. 

Na korte tijd heeft toch iedereen weer een vaste plek gevonden en alles blijft precies hetzelfde. Behalve dat de ruimte minder functioneel is omdat nu iedereen op dezelfde manier in dezelfde ruimte zit. 

De medewerker gaat er niet op vooruit; waarom zou hij nog naar kantoor komen? Waar kan zij planmatig werken? Waar kan hij overleggen? Alles loopt door elkaar en de productiviteit lijdt eronder. 

De medewerker past zich aan aan de omgeving

Mensen kunnen geen keus maken aan welke werkomgeving ze op een bepaald moment behoefte aan hebben. Alle werkplekken zijn hetzelfde en in korte tijd heeft toch iedereen weer een vaste werkplek. Je bespaart vierkante meters, maar de vraag is of je die winst niet weer verliest aan productiviteit en ontevredenheid. 

Een open kantoortuin waarin alle werkzaamheden van een hele afdeling of zelfs een heel bedrijf moeten plaatsvinden, betekent dat mensen gedwongen worden om te multitasken. Mensen moeten voortdurend beschikbaar zijn voor overleg of een gezellig praatje. Intussen moet dat rapport of. En mensen kunnen helemaal niet multitasken. Zelfs vrouwen niet. 

Je bespaart ruimte met een vaste omgeving waaraan de werknemers zich moeten aanpassen.

Activiteit-gerelateerd werken

Activiteit-gerelateerd werken gaat verder. Je gaat uit van je medewerkers en past de omgeving erop aan. Verschillende mensen hebben verschillende behoeftes aan werkomgeving; verschillende kleuren. Dat verschilt ook nog eens per taak en per moment.

Je kunt voor hetzelfde geld in een kleinere ruimte jouw mensen ook variëteit aanbieden, zodat ze elke dag als ze binnenkomen zelf na moeten denken waar ze gaan zitten en wat daar de consequentie van is. 

Het biedt verschillende werkomgevingen in verschillende groottes en een verschillende mate van openheid. Misschien moet de procesmatige werker tien meter meer lopen om te vergaderen of te ontspannen, maar de werkomgeving past wel als een handschoen. 

Bewuste keuze

Wanneer je de uitdaging aangaat om te kiezen voor minder werkplekken dan mensen, vraag je hen eigenlijk een bewuste keuze te maken uit de variëteit van werkplekken, inclusief een werkplek thuis, in een koffietent, bij een klant of in het park. Maar als zij die keuze niet bewust maken, ontstaat er alsnog een combinatie van mensen die geconcentreerd werken en samenwerken in één ruimte. Dan voldoet de omgeving nog steeds niet, hoewel je wel verschillende werkplekken aanbiedt.

Je ziet dat mensen weerstand tegen deze verandering hebben; ze verliezen hun eigen werkplek en krijgen er niets voor in de plaats. In de praktijk horen wij dan: “Het werkt niet.”

Dat heeft te maken met bewust kiezen. Je moet je medewerkers wel attenderen op de verschillende mogelijkheden en helpen een juiste keuze te maken. Wij zien dan dat mensen zich alsnog niet in hun omgeving herkennen. Ze voelen zich niet thuis want ‘alles is van iedereen’, ze zijn collega’s kwijt die op een andere verdieping werken of thuis zitten. In je team zit geen beweging meer en het valt uit elkaar door gebrek aan groepsdynamiek. De productiviteit neemt af.

Vertrouwen

Wanneer er voldoende vertrouwen is van de leidinggevende, kan de medewerker steeds zelf de fysieke werkomgeving kiezen die het beste bij zijn werkzaamheden past. 

Met de strategische aanpak van activiteit-gerelateerd werken creëer je een omgeving die meer variatie biedt voor het ene type medewerker en meer stabiliteit voor het andere type. Elke vloer dezelfde inrichting en de medewerkers maar een plek laten zoeken is achterhaald. De moderne werkplek is een werkplek op maat, waardoor mensen zich beter herkennen in de omgeving die zij ter beschikking hebben omdat de omgeving beter past bij het werk dat ze doen. Daardoor zullen ze uiteindelijk plezieriger, efficiënter en beter werken. 

Wij helpen jouw team bewust te worden van hun nieuwe omgeving, waarin mensen bewust kiezen voor de werkplek die bij hun werk van dat moment past. Dat vraagt ook een andere manier van leiding geven. Dit doen we met workshops, trainingen en e-learning. 

De dwang van een team in één ruimte

Je kunt ook de winst van de verandering tonen, namelijk dat mensen elk moment kunnen kiezen waar ze gaan werken of ontspannen. Als een team altijd bij elkaar móét zitten, bestaat er geen vrije keuze. Individuele medewerkers hebben dan ook niet de keuze om zich echt te concentreren, want er is altijd wel iemand die wil beginnen over het voetbal van gisteravond of de foto’s wil laten zien van de kleinkinderen.

Veldhoen + Company heeft onderzocht wat er gebeurt met zo’n team dat met alle geweld bij elkaar wil zitten. Dat gaat meestal helemaal niet over werk, maar het is wel belangrijk voor de sociale cohesie. De vragen die mensen in zo’n team aan een collega stellen gaan niet over het spreadsheet, maar over de caravan. Meestal is het niet werk-gerelateerd. De angst om die sociale band te verliezen is echter zo sterk, dat men het ervaart als functionele noodzaak om bij elkaar te blijven zitten.

Gemeenteambtenaar wordt gelukkig

Bij een gemeente met een kantoor van ongeveer honderd ambtenaren hielden we een eerste workshop. Daar zat een tengere man in, die vol in de weerstand ging. Hij was een manusje van alles die overal wat vanaf wist. Hij zag zichzelf als spin in het web en had bijna elke functie in de gemeente al bekleed. Het had een extravert karakter en hield van een chaotische werkdynamiek. Direct klaagde hij over het gebrek aan structuur, hij was al zijn spullen kwijt, mensen konden hem niet meer vinden en hij kon zijn collega’s niet meer vinden: “Jullie zetten alles op zijn kop!”

Hij had de overtuiging dat hij altijd iedereen moest kunnen zien. Maar intussen kreeg hij elke week een groot deel van zijn werk niet gedaan. 

Drie weken later hielden we de volgende workshop. De man had intussen begrepen dat er geen ontkomen meer aan was, en had zich erin gestort. Nog voor de verbouwingen waren begonnen had hij al van alles geprobeerd. Zo ontdekte hij dat de kantine na twee uur ’s middags hartstikke rustig was en heeft daar lekker zitten werken. We hadden nog nooit zo snel iemand zien veranderen van tegenstander tot missionaris, het was wonderbaarlijk. Hij is de bewuste keuze gaan maken wanneer hij waar het beste kan werken en heeft daar nota bene in de oude omgeving al een oplossing voor gevonden. “Als de kwaliteit van de werkplekken dan optimaal wordt en er nog meer variëteit in komt, ben ik helemaal gelukkig!”

Effectiever team

Sociale cohesie is belangrijk voor de samenwerking en eenheid van het team. Juist hierin kunnen medewerkers bewuster kiezen. In een goede koffiehoek of brasserie kan het team bijvoorbeeld starten om half 9 met een kop koffie en de verhalen over het afgelopen weekend. Daarna kan het team geconcentreerd werken of overleggen en anderhalf uur later er weer samenkomen. In die anderhalf uur krijgen ze meer gedaan dan anders in een dagdeel, omdat er dan altijd wel iemand is die nog even iets kwijt wil. En mensen kunnen nu eenmaal niet multitasken. 

Daarnaast heeft ieder voor zich de keuze om wat langer te blijven napraten om bijvoorbeeld een collega met privéproblemen te helpen of juist een keer door te werken omdat iets af moet of omdat ze net lekker in the flow zit. Als het team zich daarvan bewust wordt, krijgt de sociale cohesie alle ruimte en krijgt elk teamlid meer keuze om zelf te bepalen hoe ze wil werken. 

Jouw medewerkers hebben meer keuze en bepalen zelf hun ideale werkplek en gaan er dus op vooruit. Dat levert jou het voordeel op van minder kosten, meer duurzaamheid door minder ruimtebeslag én een effectiever team. 

Wil jij weten hoe je jouw team effectiever kunt laten werken in minder ruimte? Neem vrijblijvend contact op!

Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 46 18 49 21 tim@veldhoencompany.com