Huisvesting of werkstijl aanpassen?

Het Nieuwe Werken: alleen besparing op huisvesting?

Het Nieuwe Werken (HNW) of activiteitgerelateerd werken (AGW) ging tot voor kort altijd over besparing op huisvesting. Maar alleen een kantoor opnieuw inrichten is niet genoeg; met een open kantooromgeving werken de mensen niet automatisch volgens andere principes. Toch meldde IBM Microsoft in The New York Times dat de productiviteit door activiteitgerelateerd werken tot 25% kan oplopen.

Wanneer u effectiever wilt werken, zult u de ingesleten routine moeten aanpakken, uw mensen moeten leren om zelf bewust hun werk in te richten en dat ook op elkaar af te stemmen.

Beter, slimmer en sneller werken

De behoefte aan activiteitgerelateerd werken begint meestal met de wens voor goedkopere huisvesting. Wanneer u dan ook nog van uw medewerkers verwacht dat ze meer presteren, staat de medewerkerstevredenheid onder druk. U wilt dus dat uw mensen beter, slimmer en sneller werken in combinatie met een vernieuwde, goedkopere huisvesting.

Wij zetten de brandblusser op gewoontes en routines met huisvesting, training, coaching en workshops. We inspireren met voorbeelden. Huisvesting blijft een belangrijk instrument want daarmee kunt u organisatieverandering op een positieve manier afdwingen. Met nieuwe werkplekken zoals een ruimte voor brainstorm of coördinatie inspireert u mensen  om in beweging te komen. De ruimte vraagt als het ware: ‘Hoe wilt u hier samenkomen en werken?’

Met een leeg hoofd naar huis

Hoe meer een mens tegelijk wil doen; appen, mailen en informatie opzoeken, hoe minder effectief men werkt. De meeste kenniswerkers gaan bijna iedere avond met een vol hoofd naar huis; er staan nog vijftig mails open en ze moeten de volgende ochtend hun taak nog afmaken. Wanneer ze door activiteitgerelateerd werken bijvoorbeeld de bewuste keuze maken om niet naar de wekelijkse vergadering te gaan, hebben ze meer ruimte in hun hoofd en gaan ze regelmatig naar huis met een leeg hoofd en een lege mailbox.

Onderzoek staaft dat mensen die activiteitgerelateerd werken vaker met een leeg hoofd naar huis gaan en niet nog ’s avonds mailtjes hoeven te typen op de bank. Dat levert gezondere, tevredener en uiteindelijk ook effectievere werknemers op. Dat is wel onder voorwaarde dat u niet alleen de huisvesting aanpakt, maar ook routines en gewoontes in het werk. Huisvesting heeft daar een rol in, wanneer die aansluit bij de manier van werken van de mensen.

Bij veel opdrachtgevers voer ik in wat ik zelf ook doe. Na het opstaan en douchen reserveer ik een uurtje voor mijn mail, dan is de mail uit mijn hoofd en hoef ik de twee uur erna geen mail in te zien, ook niet tijdens overleg. En vrijdag is mijn thuiswerkdag. Op die dag kan ik alles uitwerken en dat leidt absoluut tot tijdswinst.

Lean en agile in uw nieuwe kantoor

Technieken als Lean en agile bepalen steeds meer hoe mensen hun werk aanvliegen. Maar wanneer u Lean, agile werken of activiteitgerelateerd werken oplegt, staat de relatie met de omgeving onder druk. Dan kan het vervelende gevolgen hebben als iemand drie dagen per week thuis gaat werken.

In een gezin laat de één de sokken liggen en bepaalt de ander om dat te accepteren, zich te ergeren of het te bespreken. In een arbeidsrelatie is dat hetzelfde: nemen collega’s van elkaar de telefoon op en zijn ze er als de één een thuiswerkdag heeft? Het gaat er niet meer om of de manager het goed vindt, of dat het in de functie- of taakomschrijving staat, maar: ‘Hoe krijgen we het met elkaar geregeld?’

Werkplezier, balans en effectiviteit

Maken mensen de keuzes vanuit het belang van het geheel, dan kiezen ze er zelf voor om niet anderhalf uur in de file te staan, maar hun huis bijvoorbeeld ter beschikking te stellen voor een vergadering. Door de werkhouding die bij activiteitgerelateerd werken hoort, staan mensen ervoor open om keuzes te maken met effect op hun eigen werkplezier, de balans werk-privé én op de effectiviteit van het werk.

Wanneer u niet voor mensen bepaalt wat ze moeten doen, maar ze er zelf voor kiezen, verbetert vaak ook hun samenwerking. Zo kunt u nog scherper aan de wind zeilen; samenwerkplekken kosten immers minder vierkante meters dan individuele werkplekken. Onder samenwerkplekken verstaan we ruimtes waar mensen samen iets produceren, brainstormen, overleggen, één-op-ééngesprekken houden, samen creëren of bijvoorbeeld een dagstart houden.

Zo groeien organisaties steeds meer naar vernieuwde arbeidsverhoudingen, die heel goed in het Rijnlandse model passen; de manier waarop we in Nederland werken. Wanneer mensen zelf kiezen hoe ze willen werken, is activiteitgerelateerd werken gemakkelijk in te voeren. Ze blijven dan verbonden met hun collega’s en manager.

Wij onderzoeken hoe u werkt

Veldhoen + Company doet online onderzoek op de werkvloer in de breedte van de organisatie, waarin we zien hoe mensen werken en hoe routineus dat is. We zien wat voor werk ze doen, hoe ze het inplannen over de dag en de week verdeeld, voor welk werk ze afhankelijk zijn van collega’s en welk deel van de tijd ze individueel of samen werken. Wij kijken in welke mate ze zelf bevoegd zijn om dat te bepalen en naar welke rol hun klant speelt. We meten hoeveel ruimte er is voor de medewerkers om zelf hun werk te optimaliseren of met de groep. Daarmee hebben we de basis om te gaan bouwen en het beter te doen. Dat doen we nu anderhalf jaar bij tienduizenden respondenten en we zien er patronen in ontstaan.

Categoriseren van werkstijlen

Bij Veldhoen categoriseren we de werkstijlen die we meten in een organisatie. Dat zijn vijf tot twintig categorieën, afhankelijke van het bedrijf. Meestal blijkt het dat mensen zelf heel goed weten hoe ze hun werk kunnen verbeteren. Maar per werkstijl zijn de verbeteropties en oplossingen heel verschillend.

Het ‘oude’ nieuwe werken is one size fits all; één huisvestingsoplossing en dezelfde regels voor iedereen. Daarmee staat bovendien de invoering van Lean of agile onder druk. Uit onze metingen blijkt dat het niet handig is om de hele organisatie met Lean te bestoken; voor sommige categorieën is het invoeren van bijvoorbeeld de dagstart super, maar voor andere niet.

Activiteitgerelateerd werken verschuift daarmee van huisvesting en kostenbesparing naar aandacht voor verschillende behoeften van verschillende werkstijlen. Overigens blijft het feit dat mensen met minder vierkante meters minstens zo tevreden blijven. Bijzonder is zelfs dat wanneer we het werk inrichten per werkstijl, het aantal vierkante meters nog verder kan afnemen.

Segmenteren van overleg

Steeds meer mensen bij onze opdrachtgevers maken bewuster onderscheid in wat ze samen doen. Voorheen werd er veel geregeld in overleggen. Ze beginnen met de actiepunten, dan vertelt iedereen wat hij deze week gedaan heeft en ten slotte houdt het team een korte brainstorm om het werkproces te verbeteren.

Wij adviseren om dat bewust te scheiden. Houd bijvoorbeeld een overleg dat alleen de brainstorm faciliteert, alleen de week- of dagstart, alleen bepaalt wat uw mensen moeten produceren en hoe, alleen een projectafstemming of houd een coördinatieoverleg over wie heeft wat gepresteerd. Dan zijn daar ook alleen de mensen bij die daar echt bij betrokken zijn en nodig zijn voor het overleg.

Bij grote multinationals en overheden zitten in een afdeling meestal zowel mensen die projectmatig werken, als die procesmatig werken. De leidinggevende probeert met alle goede bedoelingen dat allemaal in één overleg te bespreken, zowel de project- als de procesvoortgang. Daarmee creëren ze wel enige saamhorigheid in de afdeling, maar de helft van het overleg is maar voor het ene deel van de mensen interessant en de andere helft voor het andere deel. Als u het segmenteert, kunt u een projectvoortgang bespreken in drie kwartier en daarnaast eens in de paar weken een bijeenkomst houden over saamhorigheid. Dan kunt u daarvoor ook bewust kiezen voor een vorm die verbinding oproept, bijvoorbeeld samen een hapje eten of praten over wat de ander bezighoudt.

Resultaat

Onze aanpak leidt ertoe dat mensen weer met een leeg hoofd en een lege inbox naar huis gaan aan het eind van de dag. Bovendien combineert het goed met Lean en agile werken, groeit het werkplezier, verbetert de  balans werk-privé en werken uw mensen effectiever in goedkopere huisvesting.

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over onze aanpak van activiteitgerelateerd werken? Neem dan vrijblijvend contact op: 088 44 47 222.

Roel Geenen en Activiteitgericht Werken
Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 15 02 57 88 roel@veldhoencompany.com