Meer vertrouwen: meer flexibiliteit

Hoe houd jij je organisatie flexibel? Je wilt niet als Nokia overvallen worden door een iPhone die de essentie van je sector op zijn kop zet en je product overbodig maakt. Je wilt je organisatie wendbaar houden, om in te spelen op de veranderende wereld. Daarvoor zet je methodes in als Agile, om je mensen in beweging te krijgen. Je mensen doen mee en zetten stappen. Ze gaan in gesprek over het resultaat en hoe het beter kan. Ze doorbreken routines en dat is een enorme winst.

Maar. Om die spiegel op resultaat en verbetering te behouden, moet je bedrijf die methode blijven hanteren. Jaar in, jaar uit. En dan wordt het een nieuwe routine; de fun gaat eraf en de methode verliest zijn kracht. Hoe houd je dan je organisatie flexibel en wendbaar?

Samenwerken, vernieuwen en efficiency.

Dat vroeg ook een aantal klanten op een recent klantevent van Veldhoen + Company aan mij als managing partner. Banken, netwerkbedrijven en woningcorporaties die jaren geleden Agile zijn gaan werken, zoeken naar een volgende stap. Een methode is niet meer dan een handvat voor mensen om zich op een bepaalde manier te gedragen. Dat gedrag kent al twintig jaar dezelfde sleutelwoorden: samenwerken, vernieuwen en efficiency.

Nederland houdt vast aan de managementpositie

Ik spreek niet alleen klanten op ons klantevent, maar ik kom over de hele wereld bij bedrijven. Daar constateer ik dat in weinig landen het management zo aan de eigen positie vasthoudt als in Nederland. Management is hier echt een verworvenheid. In andere landen zijn er weliswaar meer managementlagen, maar het management beseft daar dat ze leiders zijn van mensen. En dat ze daar iets mee moeten.

Organisaties zijn geen machines

Nederlandse bedrijven leiden hun organisaties als machines. Wij komen in veel organisaties die zich richten op ‘wat wil de baas’. Bovenin de organisatie zijn visie en strategie belegd. Hoe verder naar beneden, hoe meer de taken naar uitvoering verschuiven. Alle lagen ertussen zijn management en voegen iets toe als extra inhoud, kracht op samenwerking, druk op efficiency, aandacht voor vernieuwing. Herken je dat?

De sleutel is vertrouwen

Ik ben er pertinent van overtuigd dat elke methode alleen maar afremt op lange termijn. En jij wilt je mensen blijvend activeren. Het sleutelwoord daarvoor is vertrouwen.

Sommigen zeggen in een eerste reactie dat ik daarmee de mensen in de productiewereld overschat. Dat zij alleen maar aangestuurd willen worden. De praktijk wijst echter anders uit.

Hoe zet je mensen echt in hun kracht?

Wat zijn de kwaliteiten van je medewerkers als individu en in samenwerkingsverband? Hoe kunnen zij hun kwaliteiten laten zien en hoe kunnen ze er maximaal gebruik van maken? Niet alleen harde kwaliteiten zoals een briljante IT-programmeur zijn, maar ook zachte kwaliteiten zoals verbinder zijn, dingen goed regelen, makkelijk spreken in meetings of goed samenwerken.

Want als je mensen dat weten, krijgen ze plezier in hun werk, zitten ze elke dag op hun plek, krijgen ze waardering en bereiken zij wat de organisatie nodig heeft.

Vertrouwen is accepteren van de natuurlijke aard

Je ervaart zelf veiligheid en vertrouwen wanneer je vrienden, partner en kinderen je natuurlijke aard accepteren. Dat betekent dat je elkaar echt kent. Vertrouwen geven zonder iemand echt te kennen is als iemand in een roeiboot op zee zetten en maar hopen dat die de goede kant op roeit. De kans dat iemand een van de andere richtingen uit roeit is heel groot.

Kwaliteiten van je mensen

Als leiding van het bedrijf moet je dus eerst weten welke kwaliteiten je in huis hebt met je mensen. Die kwaliteiten combineer je, zodat je teams krijgt van mensen die elkaar aanvullen in hun kwaliteiten en goed bij elkaar passen. Dán is de rest vertrouwen. Je geeft hen de ruimte om te functioneren. Dán kun je in gesprek gaan over ‘hoe loopt het’ en ‘wat levert het op’ en je mensen de ruimte geven om te functioneren.

Geen kantoorconcept

Bij Veldhoen + Company zien wij activiteit-gerelateerd werken niet als een kantoorconcept, maar als een manier van organiseren waarin mensen zelf bepalen waar, wanneer en hoe ze werken. Aan de hand van wat ze doen regelen en beslissen zij zelf hoe ze het doen. Daar hoort een bepaalde werkomgeving bij die de medewerker een palet aan keuzen biedt, ieder moment van de dag. En jouw vertrouwen dat ze de goede keuze maken.

Geen methode, maar vertrouwen

Wij zetten mensen aan het denken: waarvoor hebben zij hun manager nodig, wat stemmen ze af met collega’s, hoe zijn ze met elkaar verbonden en hoe organiseren ze dat? Als jij je mensen een eigen keuze laat maken, is een methode overbodig. Dan gaan mensen zelf inzien dat die wekelijkse meeting van twee uur op maandagmorgen voor een groot deel zinloos is.

Twee derde van de vergadertijd is ineffectief

Bij drie grote gemeenten hebben we geconstateerd dat twee derde van de vergadertijd ineffectief is; mensen luisteren naar een verhaal van anderen over onderwerpen die hen niet interesseren of onderwerpen die volgende week door de ontwikkelingen zijn ingehaald. Wij leren mensen om zelf na te denken hoe ze met elkaar samenwerken, hoe ze hun werk aanvliegen en van wie ze afhankelijk zijn. Mensen kunnen zelf heel goed het heft in handen nemen en bepalen wanneer ze wel en niet naar een vergadering gaan – als ze weten wat hun kwaliteiten zijn. Het is mijn stellige overtuiging dat mensen alleen te activeren zijn als ze het zelf willen. Dan pas zien mensen hun eigen kansen en verbetermogelijkheden en dan kun je hen vertrouwen om ermee aan de slag te gaan.

Zo creëer je een flexibele organisatie

Wanneer je mensen aan de slag gaan met hun echte kwaliteiten en jij geeft er ruimte voor, creëer je een flexibele organisatie van de toekomst. De werkomgeving, zoals nieuwe IT-componenten, een nieuwe koffiecorner of een nieuwe laptop zorgen ervoor dat mensen er over gaan nadenken hoe ze hun werk doen: wat doe ik hiermee, hoe ga ik hiermee om?

Eigen kwaliteiten kennen

De motor is dat mensen zien wat hun eigen kwaliteiten zijn en hoe ze op basis daarvan hun werk kunnen aanpakken en beter functioneren. Zo komen zij erachter hoe ze hun werk willen aanpakken, wat ze daarvoor nodig hebben en welke collega ze kunnen aanspreken voor problemen. Zij leren zichzelf kennen en durven op elkaar te vertrouwen om het werk aan te pakken. Het geeft een boost aan de verbetering en flexibiliteit.

Wat kun jij vandaag nog doen?

Als besluitvormer in de top van het bedrijf kun je vandaag al aan de slag. Zeg een vergadering af en neem in plaats daarvan bewust de tijd om naar de mensen toe te gaan met wie je overleg had. Ga naar hun eigen werkomgeving, in plaats van dat jij hen naar je toe laat komen. Ga echt met hen in gesprek en vraag wat zij van je verwachten op basis van hoe zij hun werk doen; ‘Wat doen jullie eigenlijk de hele dag met elkaar?’

Zeg die vergadering af. Vandaag nog. En deel dit artikel om ook andere managers en directies te inspireren.

 

Roel Geenen en Activiteitgericht Werken
Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 15 02 57 88 roel@veldhoencompany.com