Jouw opdracht als facilitair manager is de groei op te vangen zonder extra vierkante meters te huren. Je krijgt daarnaast veel incidentele opdrachten; een werkplek erbij, een wandje eruit en een kleine verhuizing. Dit drukt op de continuïteit van jouw dienst. Hoe pak je dit strategisch aan?

Je verkent de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken. Vaak beperkt zich dat echter tot minder bureaus op minder vierkante meters. Mensen voor wie geen plaats is, werken thuis of elders. Bovendien blijf jij werken volgens het principe “u vraagt, wij draaien”.

De strategische aanpak van Activiteit Gerelateerd Werken levert jou niet alleen minder kosten op, maar ook minder gedoe.

Proactief

Met Activiteit Gerelateerd Werken kun jij als facilitaire dienst andere keuzes maken, minder ad hoc reageren en meer proactief zijn. Je hoeft er niet altijd meteen opaf als er een lamp kapot is.

Wanneer je weet wanneer de mensen koffie drinken, wanneer ze behoefte hebben aan fruit en wanneer een postronde goed uitkomt, kun je jouw diensten daarop afstemmen. Misschien stop je de postrondes helemaal en laat jij hen dat pakket maar zelf halen. Jij stuurt gewoon een mailtje en als ze toch koffie komen halen, halen ze meteen het pakketje op. Jij draait de rollen om!

Activiteit Gerelateerd Werken vraagt ook andere competenties van jouw team. De receptionist kan bijvoorbeeld meer gastheer worden en bezoek een kopje koffie aanbieden. Misschien zelfs een cursus voor barista volgen. Daarmee geef je jouw team veel meer toegevoegde waarde, waardoor zijn zelf in the lead komen; ze beschikken over hun eigen tijd, hun eigen werk en functioneren.

Koffie, de brandstof van het kantoor

Terwijl procesmatige werknemers graag hun koffie vlakbij hun werkplek halen, zijn projectmatige werkers bijvoorbeeld bereid om naar een centrale koffiecorner te wandelen met echt goede koffie. Zij zijn toch al voortdurend onderweg door het hele gebouw. Voor goede koffie zijn zij bovendien bereid te betalen. Dit biedt mogelijkheden voor jou!

Onderzoek van Leesman toont aan dat koffie essentieel is in de kantooromgeving. De koffiecorner kan dienen als een punt voor spontane ontmoetingen, wat aan kan sluiten op de wens van het management tot meer samenwerking. Jij kunt diversificeren door een normale koffieautomaat met gratis koffie op de werkvloer te plaatsen voor procesmatige werknemers en luxe koffie op een centrale plaats.

Neem alle ruimtes mee in jouw strategie

Je hebt nog meer te winnen wanneer je ook de facilitaire aspecten van schoonmaak, koffieruimte, printerruimte, post en repro meeneemt. In de opslagruimte staat bijvoorbeeld papier voor een jaar opgeslagen in pallets. Het kan veel ruimte opleveren wanneer je nieuwe afspraken maakt met leveranciers om vaker te leveren in kleinere hoeveelheden.

Verantwoordelijkheid

Mensen zijn nou eenmaal niet allemaal hetzelfde en die diversiteit versterkt het bedrijf. Wanneer zij een omgeving hebben die is ingericht op maat van hun behoefte en werkzaamheden, ontwikkelen ze een zekere mate van trots. Bijkomend voordeel daarvan is dat ze hun omgeving netter houden; aan het eind van de dag brengen ze het lege kopje terug en ruimen hun bureau op. Ook dat ondersteunt jouw facilitair beleid. Medewerkers nemen meer verantwoordelijkheid, niet alleen in hun werk, maar ook voor hun omgeving.

Meer ruimte voor jouw dienstverlening

Wanneer je voor de meeste soorten werkzaamheden en de meeste behoeften verschillende werkplekken beschikbaar hebt, zul je minder verzoeken krijgen voor verbouwingen, wanden verplaatsen, een werkplek toevoegen of een nieuwe vergaderruimte. Voor jou betekent dat dus minder kosten en minder gedoe.

Jouw strategie

Dit alles biedt jou de mogelijkheid om een meer dienstverlenende rol te gaan spelen in samenwerking met HR en ICT om de medewerkers nog beter te faciliteren.

Van de procesmatige werkers ken je de drukke momenten die daarna extra schoonmaak vergen. Maar jij kent ook de rustige momenten in de dag, waardoor je op goedkopere tijden schoonmakers kunt inzetten. Jij kunt het gebruik van het gebouw proactief benaderen en krijgt de ruimte om energie, apparatuur en kantoorartikelen beter te managen.

Wil jij het facilitair management strategischer benaderen? Neem contact met ons op! 

Meer blogs van Roel lezen?

Investeren in Big Data van je gebouw? Niet doen! 

Meer vertrouwen: meer flexibiliteit 

Hoe kan de fysieke omgeving verschillende werkstijlen faciliteren?

Huisvesting of werkstijl aanpassen?

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met Sheila Zautsen, Roel Geenen

Sheila Zautsen

Nederland

Wil je meer weten?Sheila Zautsen

+31 629533134[email protected]

Roel Geenen

Nederland

Wil je meer weten?Roel Geenen

+31 615025788[email protected]

Start typing and press Enter to search

Gemeente OverbetuweEvolving Workplace