Afgelopen jaar heeft SPF Beheer, een organisatie gespecialiseerd in het ondersteunen
van pensioenfondsen, een nieuwe werkomgeving in gebruik genomen die een nieuwe,
effectievere manier van werken faciliteert. Veldhoen + Company begeleidde dit proces
in samenwerking met Ditt Officemakers.

Inventarisatie wensen en behoeften

SPF Beheer had de wens om zijn huisvesting effectiever en flexibeler te benutten. In de
originele werkruimte had iedereen vaste werkplekken en was het niet mogelijk om te
verplaatsen. SPF Beheer schakelde de hulp in van Veldhoen + Company om een activiteit
gerelateerde werkplek te creëren.
Door middel van een enquête maakte Veldhoen + Company de wensen en behoeften ten
aanzien van de werkomgeving inzichtelijk. Hieruit kwam onder meer naar voren dat men
soms moeite had zich te concentreren en dat de mogelijkheden om (digitaal) samen te
werken beperkt waren. Hier wilde SPF Beheer verandering in brengen.

Verwelkomen van klanten in een werkcafé

Tijdens het project is er een werkgroep samengesteld van mensen vanuit de organisatie. De
groep was gevarieerd samengesteld: zowel een mix van jong en oud als voor- en
tegenstanders van een meer flexibele werkomgeving. Deze samenstelling zorgde voor een
goede dosis aan creativiteit. Veldhoen + Company heeft aan de hand van workshops met
deze werkgroep het concept ontwikkeld voor de nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier
van werken.

Veldhoen + Company en Ditt Officemakers hebben samen plattegronden gecreëerd. Het
kantoor is als geheel genomen en hierbij is een strategie bepaald. Op de begane grond vind
je nu een informeel werkcafé. In plaats van een kantine waar mensen tussen twaalf en half
twee komen, kunnen medewerkers hier nu de hele dag terecht voor overleg of voor het
verwelkomen van klanten of deelnemers. Boven zijn nu twee werkvloeren: naast een
bibliotheek om geconcentreerd te werken, vind je er ook meerdere projectruimtes om samen
te werken met de nodige moderne technologieën.

“We gingen niet alleen naar een nieuwe werkomgeving, we maakten ook een omschakeling
in IT. We gingen van vaste computers naar laptops die zorgen dat we veel flexibeler zijn”,
vertelt Edwin Kreikamp, algemeen directeur SPF Beheer. “De reacties die we hierop krijgen
vanuit medewerkers zijn zeer positief. Het oude kantoor voelde als een oude jas en met deze
veranderingen hebben we deze uitgetrokken en een nieuwe manier van werken omarmd.”

Omgaan met een nieuwe werkomgeving

Dat er een nieuw kantoor is, betekent niet dat de nieuwe manier van werken per direct wordt
toegepast door alle medewerkers. Daarom zijn na de verbouwing trainingen gegeven aan
leidinggevenden en ambassadeurs om hen te leren omgaan met de nieuwe werkomgeving
en om te zorgen dat deze optimaal wordt benut.
“Medewerkers kiezen nu bewust voor een andere plek om te bellen of te vergaderen om
collega’s niet tot last te zijn”, voegt Kreikamp toe. “Maar de Plaza, de benedenruimte, is wel
het grootste succesverhaal. Er is een dynamische sfeer ontstaan en je ziet dat het voor de
medewerkers makkelijk is geworden om hier gewoon even te gaan zitten voor bijvoorbeeld
een overleg.”

Er is meer flexibiliteit in de organisatie gekomen. Zo is de drempel verlaagd om bij elkaar
naar binnen te lopen en de samenwerking tussen de teams is aanzienlijk verbeterd. Er is
natuurlijk altijd ruimte voor verdere verbetering, maar de stap die nu is gezet is enorm en
daar moet nu aandacht en waardering aan gegeven worden.

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met Aron Wuarbanaran

Start typing and press Enter to search

Veldhoen + Company seminar 2019. Activity Based Working en Agile. Experts kijken naar verschillen, overeenkomsten en combinaties tussen beide werkconcepten en huisvesting.Veldhoen-plus-company-duitsland