Hoe kom je van ruimtebesparing tot productiviteitsverbetering?

Als je toch het kantoor opnieuw in laat richten, kun je meteen activiteit-gerelateerd werken invoeren. Alleen al wanneer je erkent dat er niet zoiets bestaat als one size fits all voor werkruimtes, maak je het verschil. Mensen met andere werkdynamieken hebben een andere werkomgeving nodig. Maak daar gebruik van en zet mensen in hun kracht. 

Problemen bij ruimtebesparing

Veel kantoren die ruimte willen besparen, halen wat wandjes weg en persen er extra werkplekken in. Dat levert dan een grote, open kantoorruimte op met kasten als suboptimale afscherming. Een besparing op vierkante meters, die voorbij gaat aan de diversiteit van je personeel en aan de visuele en akoestische waarden van een werkruimte. 

“Het Nieuwe Werken” blijft vaak steken op een standaard open werkplek voor iedereen. Na korte tijd heeft toch iedereen weer een vaste plek gevonden en alles blijft precies hetzelfde. 

De medewerker gaat er niet op vooruit. Want waar kan hij geconcentreerd werken? Waar kan zij vertrouwelijk overleggen? Waarom zou hij nog naar kantoor komen? Jij bespaart vierkante meters, maar de vraag is of je die winst niet weer verliest aan productiviteit en ontevredenheid. 

Weerstand tegen verandering

Een open kantoortuin waarin alle werkzaamheden van een hele afdeling of zelfs een heel bedrijf moeten plaatsvinden, betekent bovendien dat mensen voortdurend beschikbaar zijn voor overleg of een praatje. Intussen moet dat rapport af. En mensen kunnen helemaal niet multitasken, zelfs vrouwen niet. 

Jouw medewerkers ervaren weerstand tegen de verandering van “Het Nieuwe Werken”; ze verliezen hun eigen werkplek en krijgen er niets voor in de plaats. Ze voelen zich niet thuis want alles is van iedereen, ze zijn collega’s kwijt die op een andere verdieping werken of thuis zitten. De productiviteit neemt af. In de praktijk horen wij dan: “Het werkt niet!” 

De dwang van een team in één ruimte

Veldhoen + Company heeft onderzocht wat er gebeurt met een team dat per se bij elkaar wil zitten. Dat is meestal niet nodig voor het werk, maar wel belangrijk voor de sociale cohesie. De vragen die mensen in zo’n team aan een collega stellen zijn vaak niet werk-gerelateerd. De angst om die sociale band te verliezen is echter zo sterk, dat men het ervaart als functionele noodzaak.

Gemeenteambtenaar wordt gelukkig

Bij een gemeente met een kantoor van ongeveer honderd ambtenaren hielden we een eerste workshop. Daar zat een man in, die vol in de weerstand ging. Hij was een manusje van alles en wist overal wat van af. Hij zag zichzelf als spin in het web en had bijna elke functie in de gemeente al bekleed. Het had een extravert karakter en hield van een chaotische werkdynamiek. 

Direct na de invoering van activiteit-gerelateerd werken klaagde hij over het gebrek aan structuur. Hij was zijn spullen kwijt, mensen konden hem niet meer vinden en hij kon zijn collega’s niet meer vinden: “Jullie zetten alles op zijn kop!”

Hij had de overtuiging dat hij altijd iedereen moest kunnen zien. Maar intussen kreeg hij elke week een groot deel van zijn werk niet gedaan. 

Drie weken later hielden we de volgende workshop. De man had intussen begrepen dat er geen ontkomen meer aan was, en had zich erin gestort. Nog voor de verbouwingen waren begonnen had hij al van alles geprobeerd. Zo ontdekte hij dat de kantine na twee uur ’s middags heel rustig was en heeft daar lekker zitten werken. 

We hadden nog nooit zo snel iemand zien veranderen van tegenstander tot missionaris. Hij heeft de bewuste keuze gemaakt wanneer hij waar het beste kan werken en heeft daar nota bene in de oude omgeving al een oplossing voor gevonden. “Als de kwaliteit van de werkplekken dan optimaal wordt en er nog meer variëteit in komt, ben ik helemaal gelukkig!”

Sociale cohesie

Sociale cohesie is belangrijk voor de samenwerking en eenheid van het team. Juist hierin kunnen medewerkers bewuster kiezen als ze activiteit-gerelateerd werken. In een goede koffiehoek of brasserie kan het team bijvoorbeeld starten om half tien met een kop koffie en de verhalen over het afgelopen weekend. Daarna kan ieder geconcentreerd werken of overleggen in een andere ruimte die past bij de werkdynamiek van die persoon en anderhalf uur later weer samenkomen in zo’n koffiehoek. In die anderhalf uur krijgen ze meer gedaan dan anders in een dagdeel, omdat er dan altijd wel iemand is die nog even iets kwijt wil. En mensen kunnen nu eenmaal niet multitasken. 

Daarnaast heeft ieder voor zich de keuze om wat langer te blijven napraten om bijvoorbeeld een collega met privéproblemen te helpen of juist een keer door te werken omdat iets af moet, of omdat ze net lekker in the flow zitten. Als het team zich daarvan bewust wordt, krijgt de sociale cohesie alle ruimte en krijgt elk teamlid meer keuze om zelf te bepalen hoe ze wil werken. 

Activiteit-gerelateerd werken

Activiteit-gerelateerd werken gaat verder dan ‘Het Nieuwe Werken’. Je gaat uit van de diversiteit van je medewerkers en past de omgeving erop aan. Verschillende mensen hebben verschillende behoeftes aan werkomgeving; verschillende kleuren. Dat verschilt ook nog eens per taak en per moment. Met de strategische aanpak van activiteit-gerelateerd werken creëer je een omgeving die meer variatie biedt voor het ene type medewerker en meer stabiliteit voor het andere type.

Je kunt voor hetzelfde geld in een kleinere ruimte variëteit aanbieden met activiteit-gerelateerd werken. Het is echter wel essentieel dat jij jouw medewerkers attendeert op de verschillende mogelijkheden. Help hen een juiste keuze te maken, zodat ze elke dag als ze binnenkomen zelf na moeten denken waar ze gaan zitten en wat daar de consequentie van is. Een andere voorwaarde voor die bewuste keuze is voldoende vertrouwen van de leidinggevende; reken je medewerkers af op hun resultaat en niet op hun aanwezigheid.

Bewuste keuze

Wij helpen jouw team bewust te worden van hun nieuwe omgeving, waarin zij bewust kiezen voor de werkplek die bij hun werkdynamiek van dat moment past. Dat vraagt ook een andere manier van leidinggeven. Dit doen we met workshops, trainingen en e-learning. De winst voor jouw team is, dat mensen elk moment kunnen kiezen waar ze gaan werken of ontspannen. 

Uiteindelijk levert activiteit-gerelateerd werken naast een ruimtebesparing vooral een hogere productiviteit op, als gevolg van een betere aansluiting van de werkomgeving op de werkdynamiek. Je medewerkers hebben meer keuze en bepalen zelf de werkplek die het beste aansluit op hun persoonlijke werkdynamiek. Dat levert jou het voordeel op van minder kosten voor de ruimte, maar vooral van een effectiever team. 

Wilt u weten hoe u uw team effectiever kunt laten werken in minder ruimte? Neem vrijblijvend contact op.

Meer blogs van Roel lezen?

Investeren in Big Data van je gebouw? Niet doen! 

Meer vertrouwen: meer flexibiliteit 

Een strategische aanpak van de facilitaire dienst

Huisvesting of werkstijl aanpassen?

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met Roel Geenen

Roel Geenen

Nederland

Wil je meer weten?Roel Geenen

+31 615025788[email protected]

Start typing and press Enter to search

one size ABW does not fit allinrichting werkomgeving