Weert, 15 maart 2020

Tja, daar zit je dan. Ineens thuis. Niet een ochtend, maar de hele week. En er is nog geen licht in de tunnel. Het kan nog weken duren… Laat ik vooropstellen dat iedereen anders reageert. Toch is het voor de meerderheid best te voorspellen. Ik werk al jaren thuis en geef grote organisaties trainingen hoe ze mensen het best op afstand kunnen laten (samen)werken. Vanuit die ervaring geef ik je tips. Ik hoop dat je er iets aan hebt!

Ongeveer 20 jaar geleden woonde ik in Capelle aan den IJssel. Het kantoor van Veldhoen + Company stond in Maastricht. Ik had een laptop zo dik als een bijbel en een Nokia zo groot als een koelkast. Door de telefoon naast de laptop te leggen, kon ik thuis documenten ophalen. Zo cool! Als ik een dag thuis zat werkte ik maar door. Ik had de neiging om te laten zien dat ik presteerde, ook al was mijn leidinggevende niet in de buurt. Dat deed ik door veel te doen, maar zeker ook door het resultaat te tonen. Ik stuurde meer mails dan op kantoor en ik belde vaker om te laten horen dat ik bezig was.

Ik ontwikkelde mezelf gelijk met de techniek. Want al snel was er betrouwbaar WIFI en ook email op de smartphone. Het werd steeds makkelijker door die techniek om ‘op afstand’ te werken. En daardoor werd de vervlechting met het persoonlijke leven ook groter. Omdat mijn vriendin ook vaak thuis was, besloot ik ook ’s-Avonds te gaan werken. Mooi, want ik werd minder gestoord door collega’s. En mijn neiging om anderen te bellen nam ook af. Ik wou natuurlijk geen collega’s storen in hun avond… Dat zette me wel aan het denken. Waarom overdag wel collega’s bellen en in de avond niet? Ik ging het bij ze checken. Wat bleek? Ze voelden zich minder geïnformeerd en de mails die ik in de avonduren stuurde verraste hen in de ochtend, waardoor het gevoel van werkdruk toenam.

Ik verhuisde naar Weert. Dichterbij het kantoor. Mijn neiging om elke dag naar kantoor te rijden nam toe. Hoe makkelijk is het als je maar een half uur hoeft te rijden om te gaan. En ja, het is gezelliger. En het lijkt productiever. Want je hoort veel. Hoe het met je collega gaat, welke successen zijn behaald, maar ook veel informatie die niet voor je bestemd is. Hoe frequenter ik er over nadacht, hoe meer het me intrigeerde. Thuis kreeg ik overduidelijk meer gedaan, maar ik had minder het idee dat ik meekreeg wat er speelde. Ondanks dat ik veel mailde en belde. En wij gewend waren geraakt om elkaar te informeren wie wanneer welke klus zou beetpakken. Een duivels dilemma.

Een jaar later kregen we bij verzekeraar Achmea de mogelijkheid om een pilot te doen, met een grote groep mensen. Zij werden gevraagd twee dagen per week thuis te werken, zonder dat er afspraken zouden wijzigen. Op dezelfde tijd achter de PC dus, met nette kleding aan, melden op de chat dat je bereikbaar bent en dergelijke. Na twee maanden werd de pilot geëvalueerd met de groep. Wat bleek? Bijna iedereen had de ervaring dat de productiviteit gestegen was. Maar het sociale gevoel in de groep was verminderd. De oplossing die zijzelf bedachten was simpel. We starten elke dag op kantoor vijftien minuten met small talk. Die woog ook voor de werkgever op tegen de besparing die het opleverde. Minder reizen, minder verlies van uren, minder reiskosten, minder ziekte-uren, een hogere medewerkers tevredenheid, een gepercipieerde betere werk-privé balans en een toename van de productie van 30% tijdens de uren thuis.

Ik kreeg het steeds beter in de vingers, kreeg er meer grip op. Ik vond het leuk om erover na te denken. Ik vind het nadenken over effectiviteit van werken überhaupt leuk. Daarom hou ik zo van mijn vak. Dat leidde 10 jaar geleden tot een nieuw inzicht. Want ondanks dat ik wist dat ik thuis meer gedaan kreeg en ik mijn collega’s informeerde over wat ik ging doen en hen het resultaat stuurde, miste ik iets. En dat was niet de praatjes over van alles op kantoor. Ik miste het zicht op waarvoor ik deed wat ik deed. Ik kwam erachter dat het grotere plaatje mij motiveerde. Ik wist waaraan ik bijdroeg en vond het fijn de klant blij te maken. Hoe klein mijn bijdrage soms ook was. We ontwikkelde onze eigen visie op outputsturing. Een theorie waarin je het waarom van de taak duidt (bv maak de straat veiliger) en niet het wat of het hoe (bv schrijf 200 bonnen per maand uit). Dat werkte als een multiplier. In plaats van te willen horen waar iedereen mee bezig is, hadden wij door waaraan we bijdroegen en dat werkte inspirerend. De neiging om steeds naar elkaar toe te gaan en af te stemmen, of thuis elkaar meermalen per dag te bellen verdween. We belden elkaar alleen omdat we een goed idee hadden en het met de ander te delen. En ook dat laatste bleek doorslaggevend. Het erbij blijven betrekken van mensen in een bedrijf, of ze altijd aanwezig zijn of altijd op de baan is key. Dat doe je door op output te sturen, maar zeker ook door successen te delen. In plaats van dat de focus op jezelf komt te liggen, verschuift de ervaring naar ‘ik krijg veel eigen ruimte’ en ‘trots op het bedrijf en het resultaat’.

Terug naar thuis. Want ik merkte in die jaren dat ik steeds bewuster koos voor het werken thuis. Op het moment dat ik snelheid wilde maken, zaken voor te bereiden of uit te werken had. Brainstormen en afstemmen deed ik op kantoor. Ik ging activiteiten bundelen. Niet alleen op kantoor, maar ook thuis. Twee uur een stuk uittypen, een uur lezen en tussendoor de was. Of gewoon de muziek 10 minuten snoeihard aan en dansen. En wat bleek, de dip die ik alle jaren daardoor had ervaren door maar te blijven werken en naar mijn scherm te turen verdween. Er kwam energie vrij, lust om aan dingen te beginnen en de blijdschap van de ontspanning. Dat ik even kon gaan fietsen of tijd had om naar de kapper te gaan. Maar ik werd er ook onzeker van. Want ondanks dat ik inmiddels zelf een leidinggevende rol had, wist ik niet of mijn collega’s dat wel accepteerde. Ik merkte dat ik het stil hield, aan ze vertelde dat ik zo druk was… En dat terwijl ik mijn output behaalde en mijn leidinggevende uitspraak dat zij zo tevreden was.

Ik ontmoette onze -inmiddels- netwerkpartner, professor Theo Compernolle. Deze neuropsychiater met internationale faam legde mij twee dingen uit. Dingen die ik wel voelde, maar niet wist. De eerste wijsheid, als je brein multitasked ben je altijd improductief! Dus, als ik een stuk aan het typen ben en ik kijk ook regelmatig op mijn telefoon, dat werkt slecht. Ik word minder creatief in het produceren van het stuk en ik produceer minder. Zijn advies, scheiden die activiteiten. Kijk eerst op social media als je dat belangrijk vindt, maar daarna zet je de telefoon een uur uit en richt je je op het stuk. De tweede wijsheid, maak batches om je brein fris te houden! Het afwisselen van activiteiten helpt om jezelf gemotiveerd te houden, fris en ook energiek. Dus die 10 minuten muziek aan na het typen was nog helemaal zo gek nog niet.

Een paar jaar gelden begon ik bewust tijd in mijn thuiswerkdag te maken voor socialiteit. Simpel gezegd, voor een babbel, een lolletje of bewust onderdeel zijn van de groep. In eerste instantie deed ik dat door tijdens de pauzes met de collega’s die ik beschouwde als vrienden te bellen. Of even de video aan en een slechte grap over de actualiteit. En dat werkt. Ik kwam erachter dat het geen kwaad kan om dat ook te plannen. Jongens, zullen we om 10.30h even koffie pakken en dan een praatje maken? Ja, dan zetten we allemaal Skype aan! Ik probeerde die momenten ook af te wisselen met afspraken met vrienden in de buurt. Gewoon om te testen of het hier ging om mijn eigen gevoel van socialiteit, of het gevoel van het nog behoren tot mijn team. Wat bleek, beide werken. Het verbonden gevoel dat vrienden geven als ze om 14.30h even op de koffie komen geeft ook verbondenheid, en de nodige afleiding. En toen we dat op kantoor testten bleek dat als de outputsturing goed is, je prima je verbondenheid in de buurt kunt halen. Als je ook maar met collega’s ‘kleine’ gesprekken blijft voeren of geïnteresseerd blijft in elkaars leven.

Een ander sociaal gevoel. Dat kregen we erdoor. Eigenlijk meer verbonden. We gebruikten de momenten samen om echt over elkaars gevoel en ervaringen te spreken. Diepgang op elkaars leven. Afgewisseld met een borrelmoment of heel hard lachen natuurlijk. In plaats van praten over het weer, werd het sociale moment de echte lijm in het team. De motor. Die we ook vanuit thuis organiseren tegenwoordig. Als het gesprek maar volwassen is, zonder oordeel. Want we kwamen erachter dat aannames onze vijand waren en bleven. Door die eruit te slopen en elkaar steeds beter echt te leren kennen werden we een team. Niet een samenstelling van mensen, maar een samenspel.

En nu… ook wij zitten de laatste dagen vaak thuis. En we beseffen ons dat we veel verder zijn dan veel anderen. Waarschijnlijk ook dan jou, de lezer. En ik lees alle berichten waarin aanbieders roepen dat je regels moet maken, en de videoconference moet gebruiken. Dan komt alles goed. Niet dus. Het is slechts een goed begin. Dit is een reis die je gaat meemaken. Probeer ervoor open te staan en gebruik onze ervaring als een soort van Lonely Planet gids. Wij wijzen je de weg en vertellen je dat je net als ik best onzeker mag zijn, dat je mag overperformen en dat dat niet hoeft, of dat een dag je huis schoonmaken mooi tijdverdrijf lijkt, maar dat uiteindelijk slecht voelt in je buik. Die gids vertelt je dat als je dit goed op wil pakken, je aan de slag moet met outputsturing, een effectieve dagindeling op basis van activiteiten, multitasten moet vermijden en moet leren een volwassen gesprek met je team te voeren. Is dat lastig? Nee, maar je hebt er wel hulp bij nodig. Anders loopt er te veel tijd en productieve tijd weg. Dat is zonde, ook voor je eigen energie.

 

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met Roel Geenen

Roel Geenen Future-thinking

Nederland

Wil je meer weten?Roel Geenen

+31 615025788[email protected]

Start typing and press Enter to search

Jeroen van VeenVervlechting met het persoonlijk leven