Je wilt de productiviteit verbeteren met een beter gebruik van de faciliteiten op kantoor en door verbondenheid onder je medewerkers te stimuleren. Maar hoe?

Je moet je aanpassen aan een buitenwereld die sterk in beweging is. Je past de organisatie aan of je bedenkt met het management een nieuwe vorm om die onzekerheid weg te regelen in procedures. Dat kan heel effectief zijn, maar vaak lost dat niets op.

Autonomie en eigen verantwoordelijkheid

De grote onderbenutte capaciteit van organisaties is de mens zelf die bewust kiest waar, wanneer, met wie en hoe hij werkt. Hoe geef je mensen die verantwoordelijkheid? Creëer een omgeving waardoor mensen de ruimte hebben om aan die eigen autonomie invulling te geven.

Voorbeeld andere werkwijze

Wanneer je verwacht dat medewerkers geen initiatief nemen waar dat zou moeten, omdat hun ruimte ingenomen wordt. Zij volgen dan de waan van de dag.

Het belangrijkste initiatief dat mensen kunnen nemen, is dat ze beter voor zichzelf zorgen. Heel vaak is werkdruk een oorzaak van ziekteverzuim – niet de hoeveelheid werk, maar de ervaren werkdruk. En mensen ervaren minder werkdruk – zijn vrijer – wanneer ze een bewuste keuze kunnen maken. De keuze om bepaald werk op een andere plek te doen, waardoor ze reistijd vermijden of op een ander moment, waarop hun bioritme veel prikkels aankan.

Mee typen of opnemen; een bewuste keuze

“Ik typ niet meer mee, ik neem het interview nu op”, begin ik dit gesprek. Met enige regelmaat interview ik mensen van Veldhoen + Company om die gesprekken uit te werken in een blogartikel.
“Dan kunnen we ook echt een gesprek voeren, hè”, antwoordt Tim de Vos.
“Ja, dan kan ik mijn hoofd er iets beter bijhouden en het ratelt ook niet zo.”
Ik nam interviews graag ’s morgens af, omdat ze veel energie kostten. Dat is logisch, want een gesprek voeren en tegelijk uittypen is multitasken. Het is achterin de middag tijdens dit interview.

Minder energie, meer kwaliteit

“Dit kost mij echt minder energie”, vervolg ik. “Het is een vervelend klusje om mijn slordig getypte tekst netjes te maken. Daarom ben ik gaan zoeken naar oplossingen. Ik gebruik nu een app om de gesproken tekst uit te schrijven. Daar moet ik ook nog wat aan corrigeren, maar op de een of andere manier vind ik dat minder vervelend, gaat me dat makkelijker af én ik hoef niet meer mee te typen.”
“En gaat de kwaliteit ook omhoog?” vraagt Tim.
“Ja, want ik mis natuurlijk niks van het gesprek. Wat jij al zei: het is nu meer een dialoog.”

Creatiever en leuker

“Je brengt mij op ideeën; ik ben inmiddels jou aan het interviewen”, zegt Tim. “Onze gezamenlijke focus leidt tot meer creativiteit. Mensen die heel bewust volgens hun eigen gezonde werkdynamiek kunnen werken en dat afstemmen met hun collega’s, kunnen veel meer werk verzetten en ervaren parallel minder werkdruk. Dus het is heel slim dat je niet meer typt tijdens het interview, want uit geen enkel onderzoek blijkt dat mensen kunnen multitasken.”
“Daardoor kan ik met meer plezier de interviews afnemen en uitwerken. Ik heb leukere gesprekken, de interviews zijn interactiever en voegen dus ook meer toe voor mijn klanten. Maar de grootste wintst voor mijn bedrijf is dat ik nu bijvoorbeeld ook makkelijker ’s middags interviews kan afnemen, als ik iets lager in mijn energie zit.”

Wat is regelruimte?

Regelruimte betekent dat een medewerker zelf kan regelen waar, wanneer, met wie en hoe ze werkt. Dat kan alleen als ze zich bewust is van haar bioritme, haar introversie of extraversie, wanneer ze haar batterij oplaadt en haar onvermogen tot multitasken. Wij kunnen die werkdynamiek meten. Alleen als ze die kent, kan ze de optimale structuur aanbrengen in haar werk. Natuurlijk houdt ze daarbij rekening met haar collega’s.

Vijftien minuten diepe focus

Het blijkt dat de concentratieboog ongeveer 90 minuten is met daarin twee of drie cycli waarin mensen een minuut of vijftien diepe focus kunnen aanbrengen om echt werk te doen. De andere tijd zijn ze bezig met voorbereiden, structuur aanbrengen, bedenken wat ze gaan doen, koffie pakken, een sanitaire stop maken, even pauze houden en ademhalen.

Adaptief vermogen van de organisatie

Productiviteit, samenwerking en creativiteit helpen mensen om te gaan met een weerbarstige buitenwereld die allerlei uitdagingen op hen afvuurt. Het versterkt het adaptief vermogen om als organisatie overeind te blijven.

Geef je medewerkers dus zelfinzicht in hun werkdynamiek en invloed daarop. Geef ze de vrijheid om keuzes te maken, zodat ze hun bioritme kunnen volgen en vitaal kunnen werken. Dat ze ook een keer mogen zeggen: “Vandaag even niet, want ik heb me gister helemaal te pletter gewerkt. Vandaag moet ik even mijn batterij opladen.”

Een uitgewerkt interview krijgt Veldhoen uiteraard ter commentaar voordat het online gaat. Tim stelt voor: “Ik denk dat het slim is om de tekst ook even aan onze collega Femke te sturen, omdat ik voor ongeveer 150% volgeboekt zit. Dan is het handiger dat we even bellen als ik bijvoorbeeld in de auto zit en dat Femke zegt: ‘Ik heb dit en dit gelezen en ik denk dat het zo overkomt bij klanten.’

Ja, het dilemma is ons niet vreemd. Het komt elke dag op ons pad”, grinnikt hij.

Wil je ook graag in gesprek over bewuste keuzes en ervaren wat dat direct kan betekenen? Neem contact op. 

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met Tim de Vos

Tim de Vos

Nederland

Wil je meer weten?Tim de Vos

+31 6 46184921[email protected]

Start typing and press Enter to search

Ontwerpen kantoorgebouwenVeldhoen + Company