In welke kamer van je huis slaap jij het lekkerst? Waar eet je ’s avonds met het gezin, en waar kook je?

Heb jij jouw kantoor ook ingericht op de verschillende werkzaamheden, activiteiten en rituelen?

Verschillende ruimtes voor verschillende routines

Als het logisch is om de slaapkamer rustig in te richten met verduisterende gordijnen, in de keuken machines te plaatsen die het koken ondersteunen en de eetkamer gezellig in te richten voor maaltijden met het gezin en met vrienden, dan geldt dan ook voor je kantoor. Je verblijft immers een groot deel van de week op kantoor. En daar doe je echt meer dan alleen achter een computer zitten. 

Daarbij heeft iedereen wel bepaalde gewoontes en rituelen, die verbonden zijn aan de verschillende ruimtes. Op kantoor zijn dat vergaderingen, koffie drinken of bijvoorbeeld standups. 

Sheila Zautsen van Veldhoen: “Iedere zondagochtend ontbijten we met het gezin om half elf in de eetkamer. Ieder staat op een ander moment op, maar ontbijten doen we samen. Op kantoor hebben we ook iedere maandagochtend zo’n moment samen.” 

Aron Wuarbanaran van Veldhoen: “Elke maandagochtend neem ik de trein en op het station drink ik dan een dubbele espresso. Op kantoor kom ik wat later dan de anderen binnen, maar vol energie door mijn ochtendritueel. Dan ben ik nog steeds op tijd voor ons gezamenlijke begin van de week.

Op onze weekstart vertellen we eerst aan elkaar hoe we in ons vel zitten. Dan bespreken we de workload van de komende week en stellen we hulpvragen aan elkaar. Dat ritueel is voor ons team belangrijk. Het versterkt de hechtheid en we zijn van elkaar op de hoogte wat er speelt. Dat doen we in de vorm van een standup omdat we agile werken. Dat kan plaatsvinden in de social corner; anderen houden zo’n weekstart aan de grote leestafel.” 

Energie en focus

Een gezamenlijk begin van de week op kantoor geeft energie en helpt te focussen op het eigen werk. Anders druppelt iedereen op verschillende tijden binnen, met steeds weer een nieuw verhaal over het weekend, terwijl de anderen net lekker bezig zijn. 

Een pauze in een andere omgeving, zoals een standup voor het begin van de week of een koffiecorner, verstoort de mensen niet die aan het werk zijn. Door bewust ruimtes af te scheiden voor verschillende activiteiten, conflicteren ook de verschillende rituelen niet met elkaar. Elk concept van een fysieke omgeving heeft eigen kleuren, materialen en voorzieningen, afgestemd op de rituelen en activiteiten die daar plaatsvinden. 

Rituelen en werkwijzen bepalen mede welke faciliteiten in welke ruimte passen; moeten de wanden beschrijfbaar zijn? Is er een beamer nodig? Of juist loungebanken voor optimale ontspanning bij een brainstorm?  Kortom: wat past bij deze functie, welke rituelen hebben de medewerkers en hoe faciliteer je dat optimaal in de omgeving?

Activiteit-gerelateerd werken voor rituelen

Activiteit-gerelateerd werken bekent kleur om het werk optimaal te faciliteren voor verschillende werkdynamieken en verschillende persona’s. Dat betekent dat het ook rituelen en patronen faciliteert. 

De activiteiten om het werk heen vormen de menselijke kant van de werkomgeving, denk aan rust, pauze, socializen en ook bidden. Wanneer je dit goed faciliteert, draagt je bij aan medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en ten slotte ook productiviteit.

Leesman noemt een aantal aspecten van de werkomgeving en ruimtes om te pauzeren en socializen [verwijzing Aron].

Om jouw medewerkers mee te krijgen naar meer activiteit-gerelateerd werken, gaat het niet meer over 8 of 6 stoelen, maar: hoe wordt er bij jou gewerkt? Dan pas vullen wij de werkomgeving in. 

Weggemoffeld

Vaak wordt een meditatieruimte of kolfruimte weggemoffeld in een bezemkast of een hok wat toch al leegstond, terwijl kolven bijvoorbeeld een belangrijke routine voor een jonge moeder is. Bij een klant was een vrouw die langs de directie moest lopen, elke keer dat ze ging kolven. Daar voelde zij zich niet prettig bij, ze voelde zich toch al schuldig over deze noodzakelijke onderbreking van haar werk. Dat de directie dat elke keer kon zien, maakte dat ze zich nog ongemakkelijker erover voelde. Dus hebben wij een andere ruimte met een andere route voor haar gezocht. 

Sociale cohesie

Zoals eerder genoemd hebben teams in bijvoorbeeld financiële afdelingen of call centers vaak behoefte om bij elkaar te zitten voor de sociale cohesie [link naar dat artikel]. Voor het werk hoeft dit team vaak helemaal niet bij elkaar te zitten. Beter kan het team op gezette tijden samen koffie, cup-a-soup of bijvoorbeeld fruit nuttigen en dan over sport, het weekend en de moestuin praten. 

Om het team ook uit te nodigen voor deze momenten, is er meer nodig dan alleen een koffiepunt. Op logische plekken kun je een sta tafel of een zitje creëren om die belangrijke sociale binding te faciliteren, gescheiden van de werkprocessen, zodat het op de werkplek geen kakofonie wordt. Juist voor mensen met een werkpatroon dat veel individuele concentratie vraagt of bijvoorbeeld juist veel klantcontact. Houd hier in het ontwerp van het kantoor bewust rekening mee.

Rust en ruimte

Sheila Zautsen: “Als ik thuis werk en ik voel een dipje in mijn concentratie, ga ik even op de bank liggen of naar buiten. Maar op kantoor is dat vaak niet gebruikelijk. Terwijl het uiteindelijk de concentratie en productie verhoogt.”

Powernaps zijn nog niet echt een gewoonte op kantoor. Met een meditatie- of rustruimte op kantoor kun je dat bespreekbaar maken. Onderzoek toont immers aan dat het de productiviteit verbetert – onder bepaalde voorwaarden. 

Successen vieren

In steeds meer organisaties is het gebruikelijk om successen te vieren op een persoonlijke manier. Elke organisatie heeft zo zelf zijn rituelen. Overweeg om in de ruimte die u daarvoor beschikbaar stelt foto’s van teambuildingdagen, tekeningen van kinderen van het personeel of iets anders op te hangen om het een personal touch te geven. 

Zo is het een typisch Nederlands ritueel om bij een verjaardag taart mee te nemen naar kantoor. Dat gebeurt vaak rond het bureau van de jarige of in een keukenblok achteraf. Maar in de social corner kun je ook daar een plek voor inruimen. 

Aron Wuarbanaran: “In Zweden hebben we voor een groot project de activiteiten op kantoor benoemd. Een specifiek Zweeds gebruik is de zogenoemde fika: gezamenlijk koffie drinken met een gebakje erbij. Dat hebben we apart gedefinieerd, los van pauzeren of socializen en we hebben er dus een speciale ruimte voor aangewezen in het ontwerp. Die kan eventueel wel samenvallen met een koffiecorner.” 

Werken in de koffiecorner

Zoveel aandacht voor koffiecorners en socializen lijkt alleen maar meer ruimte te bieden om niet met het werk bezig te zijn. Het geeft het gevoel dat mensen daar ‘spijbelen’. Maar TNO heeft ooit onderzoek gedaan door camera’s en microfoons op te hangen bij koffiepunten in een bedrijf. Het bleek toen dat de gesprekken heel vaak gaan het over het werk. Is de koffie dan op, dan zegt men ‘Kom, we gaan weer aan het werk’, maar eigenlijk was men tijdens de koffie werkinformatie en -ervaringen aan het uitwisselen. Een koffiecorner op een strategische plek nodigt uit tot contact met mensen uit andere teams en biedt belangrijke mogelijkheden tot betere samenwerking en het bespreken van knelpunten in werkprocessen tussen verschillende afdelingen. Soms zelfs tussen verschillende lagen in het bedrijf.

Leiderschap

In de traditionele organisaties worden mensen geacht aanwezig te zijn. Dan is er weinig ruimte voor rituelen waarbij men niet achter het bureau zit. Nieuwe organisaties rekenen mensen af op de resultaten die ze behalen. Daarnaast kun je afspraken maken wanneer het team dan wel bij elkaar komt. 

Voor jonge ouders kan het bijvoorbeeld een ritueel zijn om ’s middags om drie uur de kinderen uit school te halen en thuis samen met hen thee te drinken. Dat betekent dat zij ’s avonds of in het weekend dan dat stuk schrijven.

Naast de fysieke omgeving faciliteer je je mensen ook mentaal. Geef ze de tijd en de ruimte in hun hoofd om resultaat gericht te werken, los van hun aanwezigheid. 

Welke ruimte en regelruimte bied jij jouw medewerkers voor hun autonomie?

Eigen verantwoordelijkheid

Wanneer je die ruimte geeft, hoort daar ook de verantwoordelijkheid van de medewerkers bij om dat in te vullen. Enerzijds moeten mensen zelf de verantwoordelijkheid nemen om rust te nemen wanneer ze dat nodig hebben en anderzijds om te zorgen dat het werk goed en op tijd gedaan wordt. 

Die eigen verantwoordelijkheid in combinatie met de vrijheid om het naar eigen behoefte in te vullen verhoogt het werkplezier én de productiviteit. Dat is niet alleen onze ervaring, dat wordt ook gestaafd door wetenschappelijk onderzoek.

 

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met Aron Wuarbanaran, Sheila Zautsen

Start typing and press Enter to search

Evolving WorkplaceFlexibiliteit