Activiteitgerelateerd werken bij de gemeente Overbetuwe

De gemeente Overbetuwe heeft hun manier van werken ontwikkeld naar een meer activiteitgerelateerde manier van werken. Deze werkstijl is vertaald naar een nieuwe werkomgeving op de 1ste verdieping van het huidige kantoor. De rest van het kantoor volgt spoedig, maar daarvoor is een grootschalige verbouwing en uitbreiding nodig, vandaar de gefaseerde aanpak. Tevens geeft dat de mogelijkheid om de eerste fase te evalueren en ervan te leren voor de tweede fase.

We interviewen onze projectleiders Tessie Albers van der Linden (programmamanager huisvesting) en Lennart Jordaan (projectleider huisvesting), enkele weken na ingebruikname van de nieuwe werkomgeving.

  

Waarom hebben jullie voor Activiteitgerelateerd Werken gekozen?

Onze werkomgeving moet een optimale ondersteuning bieden aan onze medewerkers, die zich continu moeten aanpassen aan de veranderende omstandigheden die het werk van ze verlangt. Medewerkers moeten de mogelijkheid hebben om resultaatgericht en coöperatief te werken, twee van onze kernwaarden. Om dit te bereiken, is gekozen voor een activiteitgerelateerde werkomgeving. Hierdoor is het voor medewerkers mogelijk een werkplek te kiezen die past bij de werkzaamheden die op dat moment gedaan moeten worden.

Wat is de grootste verandering die jullie hebben doorgemaakt?

Medewerkers zaten voorheen op twee verschillende locaties én op vaste werkplekken in aparte kamertjes. Dus dezelfde werkplek voor alle werkzaamheden, maar ook iedere dag dezelfde collega’s om je heen. Op de verbouwde verdieping heeft niemand meer een vaste werkplek. Er is een zone voor geconcentreerd werken, procesmatig werken (individueel aanspreekbaar) en projectmatig/samenwerken gecreëerd. Medewerkers zitten daardoor kriskras door elkaar heen. Daardoor wordt het resultaatgericht en coöperatief werken beter gefaciliteerd. Daardoor zien we collega’s met elkaar praten die elkaar eerder nooit of weinig zagen en spraken.

Wat hebben jullie geleerd over Activiteitgerelateerd Werken?

We zien vooral veel blije gezichten. Collega’s zijn oprecht blij met de nieuwe kantooromgeving die meer mogelijkheden biedt voor diverse activiteiten. Vooraf roepen veel mensen behoefte te hebben aan concentratiewerkplekken. Wie zien nu nog dat dit de zone is die de meeste lege plekken vertoont. Men kan dus blijkbaar vrij lastig een goede inschatting maken van de eigen behoefte op dit vlak.

In welke mate wordt het concept verschillend toegepast door verschillende medewerkers?

Natuurlijk zie je verschillen tussen mensen. Voorkeuren qua type werkplek bestaan nou eenmaal. Maar ook de mate van flexibiliteit. Sommige medewerkers zijn behoorlijk honkvast en zitten vaak op dezelfde plek. Sommige collega’s die dezelfde taak hebben, vinden het prettig om bij elkaar in de buurt te zitten en zoeken elkaar op. Dan zit iedereen van een cluster bijvoorbeeld meestal links achterin de hoek. Andere collega’s wisselen echt veel tussen de verschillende zones en soorten werkplekken. Dat is ook niet erg. Zolang de werkplekken aan het eind van de dag maar leeg achterlaten worden, zodat de volgende dag er iemand anders kan zitten.

Wat betekent deze verandering voor jezelf?

Ik vind het erg prettig om niet iedere dag op dezelfde plek met dezelfde collega’s te zitten. De afwisseling is prettig. En dat er echt een stiltezone is om je terug te trekken voor het uitwerken van bijvoorbeeld ingewikkelde adviezen. Werkt heel erg fijn!

Betekent jullie nieuwe werkwijze iets anders voor het management versus medewerkers?

Jazeker en daar hebben we ook aandacht aan besteed op diverse manieren. Onze teammanagers komen met name fysiek op wat meer afstand, want medewerkers verplaatsen zich meer door het gebouw. Hoe houd je dan toch binding met elkaar? En welke werkafspraken maken we hierover met elkaar? Onze directie zit niet op de lijn van hele strenge regels neerleggen vanaf boven. Het goede gesprek moet vooral voorop staan.

Kunnen medewerkers als vanzelfsprekend omgaan met nieuw geboden regelruimte? Wat is de grootste drempel om de regie over hun eigen werk te pakken?

Nee, dat is voor een kleine groep niet vanzelfsprekend. Daarom zijn we voorafgaand aan de grote verandering in gesprek gegaan met groepen medewerkers waarvan we vooraf dachten dat die er het meeste moeite mee zouden hebben. Dat heeft zeker tot positieve resultaten geleid. Daarnaast hebben we zogenaamde floorcoaches ingezet, die de eerste tijd hielpen om collega’s wegwijs te maken. Deze floorcoaches waren overigens gewoon collega’s, wat drempelverlagend werkte.

Wat is de volgende stap die je als organisatie gaat zetten?

Op het vlak van Activiteitgerelateerd Werken is inmiddels de helft van de medewerkers ‘om’. De rest moet nog even wachten op de grootschalige verbouwing die eraan komt. Daarmee worden ook de overige onderdelen van het gemeentehuis activiteitgerelateerd ingericht.

Binnenkort volgt hier een meer uitgebreider interview middels een filmopname.

Voor meer informatie over deze ontwikkeling binnen de gemeente Overbetuwe zie:

Nederland Meer weten? Neem contact op met
+31 6 29 53 31 34 sheila@veldhoencompany.com