Rotterdamsgericht werken bij de Gemeente Rotterdam
Samen met Veldhoen + Company, begeleid Odette de Koning de Gemeente Rotterdam naar het Nieuwe Werken en deelt haar inzichten en ervaringen rondom dit proces. Van traditioneel leidinggeven naar Rotterdam lef, naar ' Rotterdamsgericht' werken bij de Gemeente Rotterdam.
TRADITIONEEL LEIDINGGEVENDE
Ik was zelf een heel traditioneel leidinggevende. Totdat ik het Nieuwe Werken leerde kennen. Ik las er een boek over en bezocht een congres. Die ontdekking heeft vooral veel verrassingen opgeleverd. Met zowel effecten voor mij persoonlijk als voor mijn omgang met de medewerkers. Veel bredere contacten en meer samenwerking.
HET BLIJFT LASTIG OM OUDE STRUCTUREN TE DOORBREKEN
Het Nieuwe Werken levert legio voordelen op. Maar het blijft lastig om oude structuren te doorbreken. Zeker in een ambtelijke organisatie, waar een deel van de medewerkers toch blijft kiezen voor olifantenpaadjes. De kortste en de gemakkelijkste weg. Telkens dezelfde werkruimte reserveert, of toch weer een eigen postkamer inricht. Het tijd- en plaatsonafhankelijk werken is ook een drempel voor het management. Leidinggevenden vinden het moeilijk om gesprekken in open ruimten te moeten voeren. Ze missen de privacy van een eigen ruimte.
ROTTERDAMSE LEF DOOR INTRODUCTIE HNW
We hebben toch het Rotterdamse lef getoond door het Nieuwe Werken te introduceren in ons nieuwe stadskantoor in Rotterdam-Zuid. Gewoon aanpakken en doen. In 2014 zijn we hier aan de slag gegaan met het nieuwe kantoorconcept. Het is een operatie die mede geboren is uit bezuinigingsoverwegingen. We zijn van 29 kantoorpanden teruggegaan naar vier werkplekken. Met een gedurfd concept van Veldhoen + Company. Elkaar ontmoeten is het centrale motto.
ZE ZIJN VEEL MEER GENEIGD TE BEWEGEN
Ofschoon er wel nog verbeterpunten zijn, merk je de effecten snel. Waar mensen voorheen vooral in hun kamer zaten, zie je nu dat mensen elkaar op verschillende plekken ontmoeten. Ze zijn veel meer geneigd te bewegen. De organisatie is minder statisch. Je proeft de dynamiek. Met de meerwaarde van toevallige ontmoetingen waarbij medewerkers ontdekken dat er raakvlakken zijn in hun takenpakket die door samenwerking iets moois kunnen opleveren. De ene ambtenaar is bezig met bouwplannen. De andere zit meer aan de sociale kant. Is bezig met een analyse van gevoelens en emoties in de wijk waar die bouwplannen op stapel staan. Daar zie je de kruisbestuiving. Als die leidt tot resultaatgerichte afspraken is het kringetje rond.
MINDER CONTROLE, MEER VERTROUWEN
Er is ook een keerzijde. Mensen weten elkaar nog niet altijd te vinden. De vraag ‘Wie zit waar?’ moet nog te vaak gesteld worden. Maar daar staat weer tegenover dat mensen nadrukkelijker over clusters en afdelingen heen kijken. We op weg zijn naar een netwerkorganisatie. Met minder controle en meer vertrouwen, openheid en verantwoordelijkheid. En betere resultaten. Gewoon van vinken naar vonken. Dat voelt ook voor iedereen prettiger.
DIGITALE WERKEN EN PAPIER
Het digitale werken vlot minder dan we zouden willen. Heeft veel te maken met het systeem. Sommige ambtelijke afdelingen moeten wel met papier aan de gang blijven. Omdat stukken persoonlijk moeten worden ondertekend bijvoorbeeld. Zelf had ik vroeger ook stapels papier op mijn bureau. Vond ik heerlijk. Maar een beetje minder kan niet. Je moet rigoureus met dat papier stoppen. Het is net als met roken.
DE BLIK NAAR BUITEN, RESULTAATGERICHT
Als gemeente hebben we ook nadrukkelijk de blik naar buiten gericht. Werken in de wijk. Dichtbij de burger. Tijdens keukentafelgesprekken. Rotterdamsgericht Werken noemen we dat. Ook daarbij ligt de nadruk op resultaatafspraken. En natuurlijk op ontmoeten. Want daar draait het om.