Copilot導入で働き方は変わったのか？Viva Insightsで働き方を「見える化」する方法

【記事の要点】Microsoft 365 Copilot（有償）に付与されるMicrosoft Viva Insightsを活用することで、Copilotの利用実態を含む組織全体の働き方を継続的に把握・分析することが可能です。本記事では、Viva Insightsで何が見えるのか、どのようなインサイトが得られるのかを、働き方変革の専門家であるVeldhoen + Companyの視点から解説します。

生成AIの企業導入が急速に進んでいます。しかし、AIがどのように使われているか、社員の働き方がどう変化しているかを組織として把握できている企業は多くありません。

個人として生成AIを日常的に活用している社員がいる一方で、「誰がどのくらい使っているのか」「使用前後で生産性にどのような違いが出ているのか」といった問いに答えられる組織はまだ少ないのが実情です。

野村総合研究所の調査（2025年）によると、日本企業の生成AI導入率は2023年度の33.8％から57.7％へと2年で大幅に伸びました。一方、PwC Japanグループの5カ国比較調査（2025年春）では、日本企業の導入率は世界平均と同水準に達したものの、「期待を上回る効果があった」と回答した企業は米英の約4分の1にとどまると報告されています。

導入は進んでいても、「十分に活用できていない」というケースが企業側の実感として浮かび上がっています。

その把握を可能にするのが、Microsoft 365の行動データを分析するツール、Microsoft Viva Insightsです。Microsoft Copilotの有償版ライセンスに自動付与されるViva Insightsを活用することで、TeamsやOutlookに蓄積されるデータとともに、Copilotの利用実態も含めた「組織の働き方」を可視化することができます。

Veldhoen + Company（以下、V+C）では、Copilot登場以前からViva Insightsを用いた働き方分析を行ってきました。本記事では、この分析の専門家としての視点から、Viva Insightsを通じて何が見えるのか、そしてそこからどのような改善のインサイトを得られるのかについて整理します。

目次

1. Viva Insightsの働き方データ分析は従来の手法と何が違うのか？

2. Viva Insightsで具体的にどのような働き方データが見えるのか？

3. 働き方データからどのようなインサイトが得られるのか？

4. AIの利用状況・導入効果はどうやって測れるのか？

5. 働き方データの分析は従業員の監視にならないのか？

6. まとめ：Copilotはハイブリッドワークを理解するための“レンズ”

7. よくある質問（FAQ）

従来のアンケートや観察調査との最大の違いは、「継続性」と「デジタル行動の可視化」の2点です。Microsoft 365（Teams、Outlook等）の行動ログは日常業務の中で自然に蓄積されるため、単発の調査では捕えられない働き方の変化を継続的に追跡できます。また、オンライン会議やチャットなど、従来の観察では把握できなかったデジタル上の働き方を可視化できます。

①継続的にデータが蓄積される

アンケート調査やヒアリングは、特定の時点での状況を把握するには有効ですが、多くの場合は単発のデータになります。さらに、従業員に再度協力をお願いし、高い回答率を維持することは容易ではありません。

一方、Microsoft 365の行動ログは、会議時間の増減、コラボレーション量の変化、深夜稼働の傾向、部署間のコミュニケーション構造などが日常業務の中で自然に蓄積されます。働き方変革は改善と検証を繰り返すプロセスであり、継続的に取得される行動データは変革を支える重要な基盤になります。

②デジタル上の働き方を可視化できる

従来の行動観察調査やインタビューでは、人の行動の一部しか把握できません。しかし現在の働き方は、オンライン会議、チャット、遠隔地での共同編集などデジタル上の活動が大きな割合を占めています。

Viva Insightsで分析することで、コミュニケーションの総量、業務中断が起きやすい時間帯、部署間のつながり方、文書・ナレッジ共有の流れなどが見えてきます。

「雑談が減った」と感じられる状況でも、実際にはチャットでコミュニケーションが活発に行われている可能性もあります。リアルとデジタルの両方を含めた働き方の構造を理解できることは、ハイブリッドワークの現状を把握する上で重要な意味を持ちます。 

V+Cでは、Viva Insightsのデータを単なるツールの利用状況としてではなく、「働き方のシグナル」として読み解くことを重視しています。ここでは、分析の中心となるTeamsとOutlookのデータから、実際にどのような情報が得られるのかを具体的に見ていきます。

Microsoft Teams（予定外の通話・チャット・会議）

Teamsは、日常業務のコミュニケーションが最も多く集まる場所です。会議の内容や議論の要点、参加者の構成、チャットの量や時間帯、チーム・チャネルごとのコミュニケーションの集中度合いなどから、業務の進め方や組織内のコラボレーションの実態が見えてきます。

Outlook（予定された会議・メール）

Outlookのデータからは、企業の会議文化や業務のリズムを把握できます。会議時間や規模、会議の入りやすい時間帯や曜日、メールの送信量やタイミング、深夜・早朝などを含む稼働時間帯の傾向などは、個人やチームの働き方を構造的に理解し、ウェルビーイングや生産性に影響する要因を読み解く重要な指標となります。

主に「会議パターン」「コラボレーションと集中時間のバランス」「ウェルビーイングの兆候」「組織構造とコミュニケーションのクセ」の4つの視点からインサイトが得られます。

1. 会議パターンの把握と改善ポイント

会議データを分析すると、特定の曜日・時間帯への負荷集中、多人数会議が意思決定につながりにくい構造になっていないか、会議がコラボレーションを支えているのか負荷を生んでいるのか、といった組織の意思決定の仕組みやクセが見えてきます。潜在的に非効率とされる会議や、改善が必要なミーティングカルチャーを見つけ出せれば、集中できる時間の確保につなげられます。

2. コラボレーション量と集中時間のバランス

V+Cでは、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の観点から、個人作業とコラボレーションのバランスを重視しています。通話やチャットの割り込みが集中作業を阻害していないか、「調整役」のメンバーにコミュニケーションが集中していないか、深夜に個人作業が行われていないか──こうしたインサイトが得られます。

3. ウェルビーイングの兆候

働き方データは、従業員の負荷や疲労の兆候を読み取る手がかりにもなります。会議が連続する午前中のストレス負荷、コラボレーション過多による認知疲労の蓄積、深夜稼働の慢性化などを早期に把握できます。持続的なパフォーマンスを維持するために重要な視点です。

4. 組織構造とコミュニケーションのクセ

部署やチーム単位でデータを見ると、組織特有の働き方のパターンが見えてきます。たとえば、ある部署では会議が密集し午前中の集中時間が確保しづらく、別のチームではチャット量が多く業務中断が慢性化している──といった具合です。これらは組織設計や情報共有の仕組みを見直すための重要なインサイトになります。 

Viva Insightsの分析対象は、従来の働き方データだけではありません。

Copilotの利用状況、特に「誰が」「どの程度の頻度で」「どのアプリで」「どの機能を（要約・ドラフト作成・データ分析など）」使っているかまで、組織・事業部単位で可視化する機能が標準で備わっています。利用頻度や定着度把握まで確認できますが、この機能を「知らなかった」という企業は少なくありません。

これらのデータと前章で述べた働き方データを掛け合わせることで、「Copilotを積極的に使っている事業部」と「そうでない事業部」の間に、働き方の質の違いが生まれているかどうかを比較分析することも可能です。Copilot導入前後のデータを比較しながら、AIが実際に業務にどんな変化をもたらしているかを数字で追跡する、言い換えると「Copilotを導入したが、本当に使われているのか」という問いに対するデータを得る──そんな使い方がViva Insightsによって実現します。

*プライバシー保護の観点から、ユーザーが実際に入力したプロンプトの内容は管理者でも閲覧できない仕様になっており、あくまで利用状況の把握にとどまります。

従業員の監視にはなりません。Microsoftの公式ドキュメントによれば、Copilotのデータは基盤LLMのトレーニングには使用されず、既存のアクセス権限がそのまま適用されます。ただし、各企業におけるデータ利用のガバナンス整備が重要です。

V+Cでは、働き方データの分析において、個人を特定する分析ではなく、部署やチーム単位での傾向把握を目的としており、従業員の監視を目的とした活用とは明確に異なります。導入にあたっては、分析の目的と範囲を従業員に事前に説明し、透明性を確保することを推奨します。

Viva Insightsは、自動で働き方の課題を解決するツールではありません。しかし、Copilot導入後の組織変化を含め、「デジタルを含めた働き方を素早く・継続的に理解する」という視点では強力な基盤になります。

Microsoft 365に蓄積された行動データを読み解くことで、会議文化やコミュニケーション構造、ウェルビーイングの兆候といった働き方の実態を、これまでより短時間で把握できます。V+Cでは、こうしたデータ分析を起点として、ワークスタイル変革、オフィス戦略、ABWの導入など、働き方の再設計を支援しています。

もう一歩先を見据えると、AIがあらゆる業務をサポートするようになると、”働き方”の分析の対象は人間だけに限りません。AIが人間と同じように「自律的に働く」エージェントになったとき、その働き方を分析・管理する仕組みもまた必要になるでしょう。

これまでのV＋Cが実践してきた”組織の働き方の分析“のノウハウが”AIの働き方の分析”にも応用されるようになる日はそう遠くありません。

まずは、自社のMicrosoft 365環境にどのようなデータが蓄積されているかを確認することから始めてみてはいかがでしょうか。データを起点に、働き方を少しずつアップデートしていく。そんな取り組みを、私たちと一緒に進めてみませんか。

Q. 働き方を分析するには、Copilotの全社導入が必要ですか？

A. 全社導入は必須ではありません。Microsoft365 Copilotに付属する形でも、単体ライセンスとしても提供されており、Copilotを導入していない場合でも利用可能です。

Viva Insightsによる働き方分析は、Copilotを導入していない従業員のMicrosoft 365データも対象となるため、部分導入の段階から活用できます。会議時間やコラボレーション量、稼働時間帯の傾向といった定量的な働き方データの把握は、Copilotの導入範囲にかかわらず実施可能です。

Q. CopilotとViva Insightsの違いは何ですか？

A. Viva Insightsは、会議時間・コラボレーション量・集中時間・Copilot利用状況などの定量データの分析に特化しています。Copilot（生成AI）はテキストの要約・生成・質問応答などを担うものであり、「分析ツール」としての役割はViva Insightsが担っています。

Q. 働き方データの分析で従業員のプライバシーは守られますか？

A. Microsoftの公式ドキュメントによれば、データは基盤LLMのトレーニングには使用されず、既存のアクセス権限が適用されます。また、ユーザーが入力したプロンプトの内容は管理者でも閲覧できない仕様です。V+Cでは、個人を特定する分析ではなく、部署・チーム単位での傾向把握を目的とした分析を行っています。

Q. V+Cはどのような企業を支援していますか？

A. V+Cは、アクティビティ・ベースド・ワーキング（ABW）の導入、ワークスタイル変革、オフィス戦略を専門とするチェンジマネジメントコンサルティング会社です。Copilot登場以前からViva Insightsを用いた働き方データ分析の実績があり、働き方の可視化から改善施策の実行まで一貫して支援しています。