Workplace-Probleme sind selten nur Workplace-Probleme

Am 25. März begrüßte die Provinz Gelderland das Smart Workplace Netzwerk im Huis der Provincie in Arnhem. Rund 75 Teilnehmende aus Provinzen, Kommunen und privaten Organisationen nahmen an einer Session teil, die weit über klassisches Facility Management hinausging.

Während der Veranstaltung teilten Tim de Vos-Donkers von Veldhoen + Company und Farlon Hubner, Programmleiter bei der Provinz Gelderland, ihre Erfahrungen aus einer über 15-jährigen Zusammenarbeit.

Statt ein perfektes Endergebnis zu präsentieren, gaben sie einen ehrlichen Einblick in den Aufbau einer Arbeitsumgebung, die sich kontinuierlich mit der Organisation weiterentwickelt.

Workplace-Transformation ist kein Projekt, sondern ein Prozess – ein kontinuierliches Anpassen an Veränderungen innerhalb der Organisation.

Zentrale Erkenntnis

Ein wichtiges Learning: Workplace-Probleme stehen selten für sich allein.

Herausforderungen wie:

• Überfüllung

• „Besetzen“ von Arbeitsplätzen

• Ineffiziente Raumnutzung

haben ihren Ursprung meist in gewachsenen Arbeitsmustern und Verhaltensweisen.

Frühere Lösungsansätze waren oft projektbasiert – und griffen daher zu kurz, da sie nicht die eigentlichen Ursachen adressierten.

Die Provinz Gelderland entschied sich deshalb für einen umfassenderen Ansatz.

Vom Problemverständnis zur Lösung

Der erste Schritt bestand darin, Verständnis zu schaffen, statt direkt Lösungen umzusetzen.

Durch die Kombination von quantitativen und qualitativen Daten wurde deutlich, dass ein direkter Zusammenhang besteht zwischen:

• der Wahrnehmung der Arbeitsumgebung

• der Produktivität

• dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Die Herausforderung war somit deutlich größer als nur eine Frage der Flächennutzung.

Keine Einheitslösung

Gleichzeitig zeigte sich, dass Teams sich stark unterscheiden – in:

• Arbeitsweise

• Reifegrad

• Kontext

Ein standardisierter Ansatz ist daher nicht wirksam.

Ein lernorientierter Ansatz

Mit fünf Pilotgruppen wurde ein iterativer Ansatz verfolgt:

Messen → Verstehen → Eingreifen → Lernen

Diese kurze Feedbackschleife ermöglichte kontinuierliche Anpassungen.

Die Ergebnisse variierten je nach Team, waren jedoch klar sichtbar:

• mehr Ruhe

• mehr Klarheit

• bessere Zusammenarbeit

Diese Verbesserungen spiegelten sich auch in der höheren Bewertung von Produktivität und Arbeitsumgebung wider.

Wellbeing als integraler Bestandteil

Wellbeing-Experte Alexander Stolze betonte, dass Vitalität und Wohlbefinden keine isolierten Maßnahmen sind, sondern fester Bestandteil der Organisation sein müssen.

Schon einfache Maßnahmen können große Wirkung haben:

• Walk-and-Talks

• bewusst gestaltete Teamrhythmen

Wichtig ist, diese Aspekte frühzeitig in Entscheidungsprozesse zu integrieren – nicht erst im Nachhinein.

Ein integrierter Ansatz in der Praxis

Während der Führung durch das Huis der Provincie wurde deutlich, wie stark sich Architektur und Arbeitskonzept gegenseitig beeinflussen.

Das Gebäude – seit 2007 ein nationales Denkmal – wurde so renoviert, dass physische und organisatorische Aspekte miteinander verbunden werden.

Die Räume fördern gewünschtes Verhalten, während ihre Nutzung kontinuierlich analysiert und weiterentwickelt wird.

Behandeln Sie Ihr Arbeitskonzept als einmaliges Projekt – oder als einen kontinuierlichen, adaptiven Prozess?

Dieses Beispiel zeigt, dass nachhaltige Workplace-Transformation nur dann gelingt, wenn Raum, Verhalten, Daten und Organisation als zusammenhängendes System betrachtet werden.

Erkennen Sie diese Herausforderungen in Ihrer Organisation wieder?

Wenn Sie darüber sprechen möchten, wie diese Ansätze auf Ihre Organisation angewendet werden können, kontaktieren Sie Tim de Vos-Donkers oder treten Sie mit uns in den Austausch.