Een balans vinden tussen het verminderen van de milieubelasting en betrokkenheid
ACTIVITEIT-GERELATEERD WERKEN: DE SLEUTEL TOT SLIMMER VASTGOED EN MEER TEVREDEN WERKNEMERS
Door de opmars van hybride werken verschuift de functie van het kantoor. Mensen zijn minder gemotiveerd om naar het kantoor te komen, waardoor de bureaus leeg blijven. Moeten bedrijven daarom hun kantoren inperken? Kan een kleinere werkomgeving nog steeds nuttig en aantrekkelijk zijn voor werknemers? Hoe kun je tegemoetkomen aan de nieuwe aanwezigheidspatronen?
Ons strategisch werkomgevingadvies kan je helpen om het gebruik van je werkomgeving te optimaliseren in de steeds complexere wereld van werken.
De uitdagingen van het inperken van de kantoorruimte
Hybride werken is een blijvertje. Vastgoed moet inzicht krijgen in de nieuwe voorkeuren van mensen en nieuwe strategieën ontwikkelen voor het gebruik van de werkomgeving:
Kantoren worden sterk onderbenut
Tijdens de pandemie hanteerden veel organisaties een conservatieve aanpak wat betreft vastgoedplanning. Leiderschap ging ervan uit dat de mensen met een hogere aanwezigheid op kantoor zouden terugkeren dan uit een op voorkeur gebaseerde vragenlijst was gebleken.
Pas op voor:
- Het grootste deel van je vastgoedportfolio is hetzelfde als vóór de pandemie
- Toen de COVID-beperkingen werden versoepeld, kwamen de werknemers nog altijd niet terug naar kantoor op het verwachte niveau
- Het aanbieden van extraatjes heeft mensen teruggelokt, maar niet op een duurzame manier.

Leiderschap voelt zich genoodzaakt om hybride werkschema's op te leggen
Pas op voor:
- Leiders hebben moeite om de verwachtingen rond hybride werkschema's duidelijk te communiceren, aangezien een uniform beleid niet werkt.
- Werknemers vrezen dat hun flexibiliteit elk moment kan worden afgenomen.
- In organisaties waarin leiders een uniform mandaat hebben ingevoerd, keren mensen niet dienovereenkomstig terug (bv. 3 kantoordagen verplicht, maar de meeste mensen komen slechts 1-2 dagen opdagen).

Hybride voorkeuren van werknemers en leiderschap staan lijnrecht tegenover elkaar
Gegevens en vragenlijsten over de voorkeuren van werknemers en leiderschap rond hybride manieren van werken duiden op een groeiende kloof die deze groepen tegenover elkaar lijkt te plaatsen. Leiders weten niet goed hoe ze dit moeten verenigen en hebben geen idee wat nodig is om individuele en teamvoorkeuren af te stemmen op die van de organisatie.
Pas op voor:
- Gegevens en onderzoek waren sterk gericht op het bepalen van hoeveel dagen op kantoor vs. hoeveel dagen van thuis uit gewerkt moest worden.
- Gebrek aan open gesprekken over het doel en de waarde van aanwezigheid op kantoor.
- Managers of andere leiders hebben het gevoel geen overzicht of inzicht te hebben in wat hun teamleden doen.

Kantoorruimtes zijn niet langer geschikt voor het beoogde gebruik
Pas op voor:
- Naar kantoor komen ( al dan niet verplicht) bouwt niet automatisch sterkere team- en teamoverschrijdende relaties op.
- Werknemers koppelen regelmatig terug dat hun thuis beter is uitgerust op een virtuele manier van werken
- Werknemers maken te veel gebruik van individuele focusomgevingen op kantoor

Onze aanpak en oplossingen
Onze aanpak en oplossingen
Ons proces voor werkomgevingstrategie onderzoekt de kloof tussen het gebruik van de werkruimte in je organisatie en je gewenste bedrijfsresultaten en doelstellingen wat betreft het werknemersgedrag. Zo doen wij dat:
Wij maken een diagnose van je huidige werkomgeving.
Wij combineren de gegevens met onze eigen beoordelingen en koppelen deze aan aanvullende gegevensbronnen van de organisatie (bijv. werkomgevingstatistieken, impulsonderzoeken, betrokkenheidsenquêtes, tevredenheidsonderzoeken voor en na een wijziging) om inzicht te krijgen in de verschillen tussen de huidige toestand en de gewenste toestand op alle drie de werkomgevingdimensies: Bouwstenen (fysiek), Bytes (technologisch) en Gedrag (cultureel).
- Gebruiksstudies verschaffen niet alleen nauwkeurige metingen van de bezetting op werkomgevingniveau, maar ook van het type activiteiten en de technologie die wordt gebruikt.
- Etnografische studies verschaffen kwalitatieve gegevens over de interacties tussen mensen, de ruimte en teams.
- Bestaande meetinstrumenten voor de werkomgeving (bv. Viva Insights, Google Workplace Analytics, enz.) en programma's verrijken onze gegevens met kwantitatieve gegevens.
Wij ontwikkelen een visie en een geïntegreerd programmateam.
Wij weten dat de fysieke werkomgeving niet meer is dan een culturele manifestatie. Wij moedigen leiders aan om hun toekomstvisie voorbij de fysieke werkomgeving te zien en in plaats daarvan te overwegen hoe nieuwe manieren van werken hen kunnen helpen de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Vervolgens passen wij de visie toe en vertalen deze in begeleidende principes voor ruimteontwerp.
Het verkennen en ontwikkelen van een nieuwe manier van werken vereist dat verschillende functionele stromen - HR, IT, Vastgoed en meer - samenkomen en hun initiatieven structureren vanuit een gedeelde lens van werknemerservaring. In veel organisaties werken functionele stromen in geïsoleerde systemen en lossen ze problemen op hun eigen terrein probleemloos op, maar tegelijkertijd hebben zij moeite om elkaar te begrijpen en zich op elkaar af te stemmen.
Wij helpen onze klanten bij het opzetten van deze geïntegreerde werkstromen en coachen hen om doeltreffend samen te werken in een interdisciplinair projectteam.
We hanteren een gebruikersgerichte aanpak voor conceptontwikkeling.
In plaats van te vertrouwen op deskundigen in werkomgevingontwerp, betrekken wij een groep vertegenwoordigers van je bedrijf bij het ontwerp van de nieuwe manier van werken. Hun inbreng is cruciaal, aangezien beslissingen over de omvang van gedeeld gebruik, de indeling van de ruimte en de organisatie van mensen vaak samenhangen met bedrijfsfuncties en specifieke werkstromen.
De relatie is wederzijds: wij leren deze ambassadeurs hoe nieuw werken eruit kan zien en zij nemen ons mee in de eigenschappen van hun bedrijf. Dankzij deze nauwe samenwerking kunnen wij niet alleen de bedrijfsbehoeften volledig in kaart brengen, maar ook onze klanten helpen hun manier van werken opnieuw vorm te geven om hun werknemers meer flexibiliteit en keuzemogelijkheden te bieden.
Wij ontwikkelen praktische tools voor vastgoedbeheer.
- Gemiddelde vs. Piekbezettingen
- Locaties van verschillende groottes met verschillende functies
Wij pleiten voor een empathisch verandermanagement.
- Betrek de gebruiker al vroeg in het plannings- en veranderingsproces en vraag gedurende het hele proces naar zijn inbreng en feedback.
- Leg de nadruk op communicatie en betrokkenheid door middel van duidelijke en beknopte berichtgeving over de verandering
- Bied je mensen duidelijk de mogelijkheid om vragen te stellen en feedback te geven
- Coaching voor veranderingspartners om ervoor te zorgen dat de emotionele aspecten van het veranderingstraject worden aangesproken
- Een holistische benadering van het meten en evalueren van het effect van veranderingen op alle aspecten van de gebruikerservaring
- Creëer samen tools en inhoud die intuïtief te gebruiken zijn op basis van organisatiepsychologie, leervoorkeuren en cultuur.
Graag meer te weten komen?
Neem contact op om het gesprek aan te gaan.
Uitgelichte bron
